Een ‘financieel gezonde dansstudio’ betekent kunnen omgaan met onverwachte kosten

ONDERNEMERSCHAP | Sommige onverwachte kosten kun je niet voorkomen. Spullen gaan nu eenmaal stuk, of je krijgt een blessure met hoge rekeningen van de fysio als gevolg. Wat je wél kunt voorkomen is de stress wanneer zo’n rekening op de mat valt! In dit artikel helpt dansschoolcoach Ninny Dooms je om voorbereid te zijn op financiële tegenslagen. Ze geeft je praktische noodoplossingen en lange termijn strategieën. Zo hoeft jouw privéleven niet te lijden onder de voor- en tegenspoed van jouw dansschool.

Geldstress

Sommige dingen vergeet je nooit meer. Zoals de stress over geld. Sta je eindelijk een beetje financieel gezond in je bedrijf, komt er ineens een torenhoge rekening binnen van de belastingdienst waar je even geen rekening mee hebt gehouden. Herkenbaar? In dit artikel help ik je om deze stress voortaan te vermijden. Maar vooral om, als het dan toch gebeurt, er gemakkelijker mee om te gaan.

Wellicht denk je nu gelijk aan een reservepotje. Dat is zeker een goed advies. Maar als ik heel eerlijk kijk naar de eerste jaren van het runnen van mijn dansschool, dan sloeg ik die tip ook niet echt op. Ik was al blij als ik het einde van de maand haalde met het geld dat ik overhield. Het is geen onwil geweest, maar het lukte me simpelweg niet om te sparen. Ik ben sowieso niet het type spaarder, maar als je het al met beperkte middelen moet doen dan lukt het vaak niet om ook nog die reserves apart te zetten.

Wat ik je in dit artikel wel ga uitleggen is dat je op een gezonde manier met je bedrijf kunt omgaan. Dus of je nu nog compleet in de beginfase zit en weet dat je elke maand tekortkomt, of al een tijdje bezig bent maar er maar geen grip op krijgt. Ik ga je helpen om er binnen korte tijd wel financieel goed voor te staan en dat zo te behouden. Daarin zijn namelijk maar een paar stappen essentieel en die kan jij ook zetten!

Noodoplossing

Je hebt eindelijk die vakantie geboekt (op afbetaling dan wel) en het gevoel dat na de eindvoorstelling alles onder controle zal zijn. Die voorstelling leverde trouwens toch onverwacht wat extra op en met de vakantie voor de deur komt dat heel goed uit. Maar dan stopt ineens de airco van je auto ermee. Of valt er zo'n fijne blauwe envelop op de mat met een naheffing. Je hebt een torenhoge rekening in je handen waar je echt niet omheen kan en je voelt direct stress door je lijf gieren. Hoe ga je nu nog de komende maanden door? Je contributie is in de maanden juli en augustus altijd vrijgesteld, dus alles wat je gespaard hebt heb je ook echt nodig. Hoe ga je dit dan in godsnaam voor elkaar krijgen?!

Nou, dat is gelukkig niet zo ingewikkeld. Er is namelijk geen enkele sector waar je zo gemakkelijk geld kan verdienen als in de dansbranche. Dit is omdat je super trouwe fans hebt en als jij ze het juiste product aanbiedt, dan kopen ze dat direct! Dit is de allermakkelijkste korte termijn oplossing. Eerst moet namelijk dat grote probleem van het acute geldtekort weg.

Hoe zorg je ervoor dat je het juiste product aanbiedt zodat ze direct van je kopen? Stel dat je een rekening van € 3000 binnenkrijgt. Eentje waar je echt geen rekening mee hebt gehouden en je dus direct in je portemonnee voelt. Laten we eens kijken hoe snel we tot die € 3000 kunnen komen.

1 x € 1000 exclusief traject € 1000,-
3 x € 350 contributie voor een jaar € 1050,-
10 x € 57 een speciale les € 570,-
30 x € 17 een online training € 510,-

Wellicht denk je nu: dit kan ik er helemaal niet even naast doen, want ik heb al zoveel werk. Maar, ja, dit kan dus wél heel gemakkelijk. Het kost namelijk niet zo heel veel tijd. Laat ik je iets meer uitleg geven…

Het exclusieve traject

Denk eens na over wat je meest favoriete leerlingen het liefst zouden willen? Is dat uiteindelijk naar een dansopleiding gaan, het winnen van een bepaalde wedstrijd, twintig kilo afvallen, of iets anders? Op al deze wensen kun jij met jouw kennis en ervaring gemakkelijk een aantrekkelijk aanbod schrijven. Bijvoorbeeld met een aantal privé lessen in praktijk en theorie. Een bepaalde begeleiding ernaast via Whatsapp. Vaak geven we deze kostbare kennis namelijk te gemakkelijk gratis weg. Maar jij hebt het waarschijnlijk ook niet allemaal gratis gekregen. Erken dus de waarde van je kennis en kunnen en vraag daar geld voor!

Contributie voor een jaar

Verstuur een mailing waarin je uitlegt nu een exclusieve actie te doen met je contributie. Deze is eenmalig en komt niet meer terug. Maak het leuk en sprankelend en dan weet ik zeker dat dit je met gemak drie aanmeldingen zal opleveren. Dat kunnen jouw trouwste klanten zijn die alvast vooruit betalen. Maar misschien ook wel hun familie of vrienden, die zich door de kortingsactie laten overtuigen om eindelijk ook eens lid te worden.

Een speciale les

Zoals ik net al aangaf geven we onze kennis en kunde te vaak gratis weg. Maak daarom een exclusieve workshop die je verkoopt voor € 57. Denk aan een verdiepingsochtend. Bijvoorbeeld een workshop in je favoriete stijl, waarbij je tevens de theorie behandelt. En maak er bijvoorbeeld een leuk moment van door er wat lekkers bij te geven of een drankje mee te nemen. Zorg dat je dit promoot in zowel je lessen als via de mail en ook je Whatsapp-groepen en socials. En onthoud: één keer is geen keer. Dus herhaal je aanbod meerdere keren. Ik reken altijd dat pas met zes tot acht keer delen, je potentiële kopers je bericht moeten hebben gezien.

Online training

Je hebt altijd leerlingen die graag meer willen dansen, maar geen tijd hebben om naar die andere les te komen. Juist voor deze groep kan een toffe online training een uitkomst bieden. Zeker als ze die op een zelf gekozen moment kunnen doen. Maak dus vooral een training over hetgeen waar jij het allerbeste in bent én je leerlingen maar geen genoeg van kunnen krijgen. Dit kan heel gemakkelijk met een korte video reeks. Of neem die exclusieve workshop van hierboven op en verkoop de opname aan degene die er niet bij konden zijn. Wat je vooral in gedachten mag houden is dat je het makkelijk houdt. Je hebt hier geen uitgebreide verkooppagina’s, training software en hele cursussen voor nodig om het te maken. Ik ken zelfs een yogaschool die met succes al haar video’s die ze gemaakt heeft tijdens de Covid-periode nu nog steeds online bij haar lidmaatschappen aanbiedt. Elke maand verkoopt ze er wel weer een paar waardoor het haar een mooie stroom aan extra inkomsten oplevert. Ook deze online training mag je dus eenmalig groots aankondigen, om die vervolgens te verkopen bij elke inschrijving die binnenkomt.

Bij al deze producten zit ons ego vaak in de weg. We vinden er iets van waardoor we het niet doen. Zoals: mogen we wel (veel) geld verdienen met onze dansschool en wat vinden onze leden daar dan van? Zo kreeg ik eens de opmerking toen ik op een maand opzegtermijn wees: “Jij verdient alleen maar geld over de rug van deze kinderen.” Auw zeg, maar wát een opmerking! Dat gaat je niet in de koude kleren zitten, kan ik je uit ervaring vertellen. Ik herinner mezelf er op zo’n moment aan dat ik maar op één manier mijn beste kwaliteit kan geven in de les aan de kinderen, en dat is door enorm goed voor mezelf te zorgen. Ergens is het natuurlijk ook onwetendheid van deze mensen. Voor mezelf zorgen en een bedrijf runnen kost nu eenmaal óók een zakelijke en financiële aanpak. Laat je alsjeblieft nooit anders vertellen door onwetende mensen!

Dus als je de producten simpel en basic houdt, maar de kwaliteit van de inhoud dicht bij jezelf houdt, hoeft het allemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Hopelijk beginnen je ideeën nu te stromen en zie je weer mogelijkheden om die rekening gewoon te kunnen betalen. Er is namelijk niets zo gemakkelijk als geld maken als je verder durft te kijken dan je nu doet: wat is er nog wél mogelijk? Ik zie het dan ook altijd als een spelletje. Dat haalt de lading er ook een beetje af voor mij. Zodra je stress toevoegt schiet je op slot en komen de ideeën veel minder gemakkelijk naar je toe.

Dat klinkt wellicht makkelijker gezegd dan gedaan. Wellicht lukt het je alleen om stressloos om te gaan met geld als je weet dat je de boel op orde hebt. Als je al een beetje een buffer hebt, of in elk geval overzicht en vertrouwen dat er geld binnen blijft komen. Ook daar kan ik je bij helpen! Het allerbelangrijkste hierin is dat je overzicht gaat krijgen. Dus je kop uit het zand, de waarheid onder ogen zien en vanuit daar komen de mogelijkheden weer omhoog.

Wat heb je nodig om rond te komen?

Een financieel doel stellen doe je niet alleen voor je bedrijf, maar voor je gehele leven. Het belangrijkste in het stellen van een doel in je bedrijf is namelijk dat je er privé tevreden mee bent. Salaris dus! Bekijk je bedrijf eens puur vanuit wat je daadwerkelijk nodig hebt in je privéleven. Dus even lekker egocentrisch. We beginnen met het einde in gedachte. Wat heb je maandelijks nodig om van te kunnen leven? Schrijf eens op wat je maandelijkse kosten zijn.

Pak pen en papier of een excelsheet erbij en loop alle vaste lasten na van afgelopen jaar. Sommige kosten zoals waterschapsbelasting komen namelijk maar eens per jaar. Deze wil je wel meenemen in je berekening. Er zijn ook apps die je hierbij kunnen helpen. De ING betaalapp heeft bijvoorbeeld tegenwoordig een handige functie: inzicht. Deze deelt direct alles in categorieën zodat je snel en gemakkelijk terug kunt kijken wat je waaraan hebt uitgegeven. Zo schrok ik me laatst rot van de hoeveelheid geld die ik uitgeef aan winkelen. Oeps!

Kwam je nu eigenlijk de afgelopen maanden te vaak geld tekort, dan is het goed om een extra tabel te maken met wat je daadwerkelijk verwacht nodig te hebben per categorie. Hierin mag je best al een beetje dromen. Je wilt niet continu op je rekening moeten kijken als je koffie wilt gaan drinken met je vriendinnen. Wat is je schatting van wat je nodig hebt voor een fijn en comfortabel leven? Schrijf dit op en bepaal hiermee wat je aan salaris nodig hebt. En onthoud: niets staat in cement gegoten, maar als je niet eens weet wat je nodig hebt kun je ook nergens naartoe werken.

Waar ik veel van mijn klanten de ‘fout’ in zie gaan is dat ze, als ze het al hebben gesteld, totaal niet meer terugkomen op hun doel. Wanneer je jezelf een doel stelt is natuurlijk het belangrijkste dat je er ook regelmatig op terugkomt.

Vind je het moeilijk om grip te krijgen op je uitgaven? Lees dan ook Lola’s tips over de 50/30/20 methode én haar artikel over het maken van een winstplan. In dat artikel staat mijn tip om inzicht te krijgen in je uitgaven veel uitgebreider toegelicht.

Hoe vertaal je dit naar je bedrijf?

Ok, nu weet je wat je privé nodig hebt, kunnen we gaan kijken naar wat je bedrijf dan nodig heeft. Wat moet je aan omzet, kosten en winst maken om ervoor te zorgen dat je dat comfortabele leventje kan gaan leiden? Waar ik vaak bij mijn klanten tegenaan loop is dat hun bedrijf is ingericht op wat de concurrentie doet of wat de voorganger heeft neergezet. Maar dat is juist de omgekeerde wereld. We gaan dit dus eens omdraaien. En geen zorgen! Je hoeft niet direct je gehele rooster en een team om te gooien. Het is een visie voor langere termijn die je stapsgewijs kunt aanpakken.

Ik kijk zelf graag naar wat mijn bedrijf, volgens míjn doelen en behoeftes nodig heeft. Dat doe ik vóórdat ik mijn concurrentie bekijk of zelfs analyseer wat er nu al staat. Ondernemen wordt op deze manier ook vele malen leuker, omdat het veel meer uit jezelf en je eigen ideeën komt, in plaats van dat je je direct laat overrompelen door alles en iedereen om je heen.

Hoe simpel het ook klinkt, ik zie nog zoveel dansschoolhouders juist hier mee worstelen. Want hoe maak je die keuzes nu? Hoe ga je van wat je nu hebt naar hetgeen je graag wilt? Wil je met je inhoudelijke doelen aan de slag? In mijn artikel over doelen stellen kun je stap voor stap lezen hoe je het perfecte doel stelt, inclusief handig werkboek. Hieronder ga ik alleen in op het stellen van het juiste financiële doel voor jouw gezonde onderneming.

Start met opschrijven wat je aan producten verkoopt. Dus je abonnementen, strippenkaarten, merchandise, workshops en alles waar een prijskaartje aan hangt. Vervolgens ga je uitrekenen hoeveel je hiervan moet verkopen om je omzet te kunnen halen. Je maakt daarnaast een column met verwachte kosten en weet vervolgens ook wat je winst zal zijn. Vergeet hierin niet dat je alles opschrijft zonder btw. En dat de belastingdienst ook nog even iets zal komen halen over die winst.

Wellicht komt er nu een doel uit waarvan je nooit verwacht dat je het gaat redden. Voelt het nog enorm als een ver van je bed show. Geen enkel probleem! Dit doel wat je jezelf stelt mag zelfs een beetje ongeloofwaardig zijn. Mijn coach, Veronique Prins, zegt altijd: dat doel moet buikpijn geven. Anders is het te makkelijk. En geen doel stellen is als op vakantie gaan zonder eindbestemming. Hoe weet je dan wat je aan kleding mee moet nemen? Welk vervoermiddel je nodig gaat hebben? Wat je aan financiën nodig hebt en welke inentingen je wel of niet nodig hebt? Heel eerlijk, dat is zelfs gevaarlijk.

Vijf minuten

Ja, een doel stellen en een knoop doorhakken kan spannend zijn. Maar verlies jezelf niet in eindeloze afwegingen!

Toen mijn man en ik in april vorig jaar besloten dat we een jaar in Madrid wilden wonen was dat besluit in minder dan vijf minuten genomen. Hij vroeg me of ik überhaupt een jaar naar het buitenland zou willen en of dat dan de Nordics zou zijn, Spanje of Portugal of naar Amerika. Waarop ik antwoordde dat ik daar zeker wel voor open stond, maar dan toch wel graag Spanje. Ik ben namelijk dol op Spanje, vind de Nordics te koud en Amerika toch echt nog te ver weg voor zo’n eerste avontuur. En wat je hierin mag weten van mij is dat ik helemaal niet zo’n reiziger ben. Dat hele backpacken heeft me serieus nooit getrokken. Sterker nog, na tien dagen vakantie ben ik het vaak wel echt beu en wil ik naar mijn eigen bed.

Zo snel maak ik namelijk negen van de tien keer mijn besluit. Namelijk: vanuit mijn onderbuikgevoel. Dit mag een honderd procent ja zijn of een honderd procent nee. En als het nog geen honderd procent nee is, dan zijn er eerst extra vragen of onderzoek nodig. Of het nu een cursus is van € 17 of dus een levensveranderende beslissing zoals emigreren voor een jaar. Elk besluit kun je binnen vijf minuten maken.

Wat kan het voor je bedrijf kwaad als je gewoon de stappen naar je droom gaat zetten? Het enige wat je tegenhoudt is het bepalen van die droom en de eerste stap nemen. Door het seizoen heen kun je dit echter ook weer aanpassen en bijsturen. Zie je bedrijf als je favoriete huisdier. Die mag je de aandacht geven die het nodig heeft. En die verandert soms ook van wensen en behoeftes. Wanneer je daar niet naar luistert en er niet op anticipeert, krijg je een ongelukkig dier. Die gaat rare dingen doen om je aandacht te vragen! Met een bedrijf is dat eigenlijk niet anders. Dat jij die enorme rekening op de deurmat hebt liggen geeft ergens ook wel aan dat je de zakelijke kant van je dansschool al te lang geen aandacht hebt gegeven.

Buffer

Oké, nu je dit op orde hebt is het toch nog even tijd om terug te komen op die reservepot. Want ik beloofde je in het begin van dit artikel dat dit niet de oplossing zou zijn. En ik heb je laten zien hoe je in noodgevallen snel geld kunt verdienen. Maar het is natuurlijk wel relaxter als je bij voorbaat iets hebt om op terug te vallen. Wat ik zelf altijd als reservepotje heb, is een product.

Zoals ik al aangaf ben ik niet zo'n spaarder. Als ik eenmaal weet dat het geld ergens op een rekening staat, geef ik nogal snel toe als ik toch die leuke jeans in de winkel zie liggen. Natuurlijk doe ik mijn best om te sparen, maar ik ken mijn valkuilen. Daarom spaar ik ook nog op een andere manier. Ik heb namelijk altijd een product op de planken liggen dat ik snel en makkelijk kan inzetten op het moment dat ik geld nodig heb.

Zo ben ik tijdens de coronacrisis begonnen leuke werkboekjes voor dansleerlingen te maken. Deze kon ik toen gemakkelijk verkopen aan andere dansscholen waardoor ik al snel een buffer had om tegenslagen te voorkomen. Dit gaf mij het idee om altijd een handig product op de planken te hebben. Iets wat al uitgewerkt klaar ligt als een back-up plan. Denk bijvoorbeeld aan:

Een reeks online lessen (wellicht heb je die nog liggen)
Een workshop waarvan je zeker weet dat die aanslaat bij je leden
Een mini voorstelling met je peuters en kleuters (weinig voorbereiding, hoge ticketverkoop)
Een e-boek met je voedingsschema, die jij als dansdocent inmiddels kan dromen maar voor anderen mega waardevol kan zijn

Heb ik aan het einde van mijn seizoen nog net niet alle doelen behaald die ik wilde behalen? Dan gooi ik dat product er nog even uit. Zo kan ik alsnog mijn doel bereiken of heb ik zelfs mooi wat extra omzet! Sommige producten kun je jaar na jaar gaan inzetten. Hoe handig?! Het hebben van opties geeft je rust en wanneer je de volgende keer zo’n enorme rekening ziet binnenkomen raak jij niet meer in de stress maar val je gewoon terug op wat je hebt liggen.

Benieuwd naar wat ik voor je kan doen?

In mijn coaching help ik regelmatig klanten om meer rust te krijgen in hun bedrijf. Het zit hem namelijk niet zozeer in het behalen van een enorm hoog leerlingenaantal. Soms zit het juist in heel andere dingen. Zo help ik inmiddels meerdere dansscholen die helemaal geen leerlingen meer erbij willen. En soms zijn er klanten die juist wel willen groeien en enorme dromen hebben. Hoe tof dat ik laatst nog een klant kon helpen, die nu zoveel rust heeft in haar bedrijf dat ze met vertrouwen die extra kantoorruimte kan huren!

Zou jij nu weleens iets willen weten van wat ik doe? Mail me dan even naar info@ninnydooms.nl. Dan plannen we een gratis 45 minuten strategiesessie zodat we samen kunnen kijken waar je bedrijf naartoe mag. In deze korte sessie kan ik je namelijk al enorm helpen. Maken we die doelen nog iets concreter!

ONDERNEMERSCHAP & MARKETING

Je bent dansdocent én je runt een dansschool. Je geniet enorm van de uren die je les staat te geven. Maar de leerlingenadministratie, het managen van personeel, de boekhouding, de schoonmaak, de mail en telefoon beantwoorden… Tja, dat hoort er ook bij. Onze redacteur Ondernemerschap & Marketing helpt dansschoolhouders hun bedrijf te laten groeien en financieel gezond te laten zijn. Aan de hand van toegankelijke tutorials leer je over alle praktische zaken waarmee je ook te maken krijgt - en hoe jij daarin onderscheidend kan zijn!