De voorstellings-stress is voorbij met deze praktische tips van Ninny

ONDERNEMERSCHAP | De jaarlijkse dansvoorstelling komt er weer aan! Superleuk natuurlijk. Maar naast dat het altijd enorm veel tijd kost, kost het je als dansschoolhouder vaak ook veel geld en stress. In dit artikel neemt Ninny Dooms je daarom mee in de hele voorbereiding. Wat zijn de meest gemaakte fouten? En hoe kun je die voorkomen? Ninny reikt je praktische adviezen aan, gebaseerd op duidelijke voorbeelden.

Waarom we toch zo graag die voorstelling willen

Om maar even met de deur in huis te vallen… De jaarlijkse voorstelling kost veel dansscholen vooral enorm veel geld. En wellicht hoor jij bij de 50% die er wel iets aan verdient. Maar dan nog steeds is het een dure onderneming... Een tijdje geleden hield ik namelijk een poll op mijn Instagram en daarbij waren van de 24 stemmers maar 12 dansscholen die winst maakten op de voorstelling. Dat vond ik best schrikbarend. Want er zijn dus nog een groot aantal dansscholen die er niets mee verdienen of zelfs geld bij moeten leggen. En dat is natuurlijk niet de bedoeling!

Ik kan me nog goed herinneren dat mijn dansjuffrouw dat vroeger ook altijd aangaf. Er moest altijd geld bij aan het einde van de rit. Zij gaf overigens prachtige voorstellingen. En als klein meisje was dat echt het evenement van het seizoen! Zij maakte deze voorstelling eens per twee jaar. Met prachtige decors, en mijn moeder maakte de kostuums samen met andere mama’s. Er was ook een groepje vaders die mee hielp. We zaten twee dagen in het theater en echt elke leerling deed mee. Van de dertig dansen deed ik op een gegeven moment vijftien dansen mee. Ik had een eigen plekje achter de schermen en werkte echt naar dit moment toe. Mooie herinneringen die mijn liefde voor dans enorm hebben gestimuleerd.

En zo wilde ik het dus ook in mijn dansschool. Maar dan wel winstgevend en zonder dat elke voorstelling me tien jaar van mijn leven kostte aan stress. Maar dat bleek niet zo eenvoudig… De allereerste voorstelling van mijn eerste dansschool was in een superklein zaaltje. Ik had maar 80 leden dus het kon ook niet echt groots. Toch was ik apetrots. Het duurde niet langer dan anderhalf uur in totaal. Kaartjes waren 8 euro, geloof ik, en ik verdiende er helemaal niets aan. Alles ging in kostuums en drukwerk. Maar de zaal zat vol en de leerlingen zag ik zichtbaar genieten.

‘Is het dan erg dat het je niets oplevert?’ hoor ik je denken. Nee, helemaal niet. En ik denk dat je in de start van je carrière hier nog prima mee weg komt. En je het misschien ook niet erg vindt dat je er niks aan verdient. Je bent namelijk nog vol passie. Je kent alle leerlingen bij naam. Je bouwt een band op met de ouders die je graag helpen. Het is juist heel slim om het op deze manier te doen. Het zorgt namelijk dat je op een laagdrempelige manier ervaring kan opbouwen. Je nog je fouten kan maken en alles eens kunt uitproberen zonder dat iemand het je kwalijk zal nemen.

Toch komt uiteindelijk het moment dat je leden meer van je gaan verwachten. En dat je zelf wellicht ook meer wilt met je voorstelling. Je kostuums worden steeds mooier, je groepen steeds beter en er is naast dans ook toneel of een videoproductie te zien. Het tarief van het kaartje voor de voorstelling moet dus omhoog, maar hoe hoog dan? En hoe ga je dit verkopen aan je leden? Ik neem je mee in de tips die voor elke voorstelling handig zijn. Of het nu je eerste voorstelling is en je er vooral zoveel mogelijk van wilt leren, of je al jaren ervaring hebt maar nog niet genoeg aan je voorstellingen verdient. Of misschien loopt het al best op rolletjes, maar wil je graag doorgroeien tot een grote dansproductie? Waar je ook staat, ik raad je vooral aan om verder te lezen en met mijn adviezen aan de slag te gaan!

Theater

Denk als eerste goed na over het theater dat je wilt boeken. Natuurlijk heb jij het liefste een prachtig mooi en groot theater, want dat had je dansjuf van vroeger waarschijnlijk ook! Maar onthoudt dat zij ook niet op die manier is begonnen. Ga dus niet direct in dat hoog geprijsde theater staan. Er zijn echt meer opties! Kijk bijvoorbeeld ook eens naar de kleinere zalen in je omgeving. En de afstand maakt hierin echt niet uit. Voor een voorstelling willen mensen namelijk echt wel wat verder rijden. Vraag dus bij verschillende zalen het tarief op. Dat de stoelen niet omhoog lopend staan is echt niet zo erg. Bedenk weer even dat je enthousiasme en passie een hoop goed maakt.

Wissel het eens af met een open podium bij jou in de studio. Of overweeg een voorstelling in een buitentheater of op locatie. Zo maakte Minke Elisa Brands van Danstelier42 in 2015 een stuk voor de voorstelling Zingende Beelden in het Maximapark in Utrecht.* Bij deze voorstelling wandelt het publiek van optreden naar optreden. Van zulke openbare locaties zijn de kosten vele malen lager - of is het zelfs gratis - en misschien is zo’n locatievoorstelling wel net zo leuk voor je leerlingen.

*Dit jaar doet ze dat weer, maar dan met haar gezelschap DC1 II High. Andere makers die dit jaar zijn uitgenodigd zijn Uri Eugenio, Jasper van Luijk en MAN||CO. Zingende Beelden vindt dit jaar plaats op 14 mei).

Hoe vaak doe je de voorstelling?

Elk jaar een prachtig mooie productie is natuurlijk hartstikke leuk, maar ook slopend voor jou als organisator. Wil je dat wel? En is het tevens zakelijk wel slim? Als je het goed doet levert het je toch elk jaar een lekkere vakantiebonus op. Maar elk jaar een enorme productie is niet handig voor jezelf en voor je leden. Doe het dus ook niet. Maar wissel het af.

Wat ik zelf deed was het ene jaar een grote productie en het jaar erna een kleine. De opbrengst? Voor de grote productie verdiende ik rond de €3000 - €4000 en voor de kleine zat dit rond de €2000. Het zorgde ervoor dat ik wel een eindvoorstelling kon doen, maar dat de druk op docenten ook niet te groot werd. Je vraagt nogal wat van ze.

Elke drie jaar een grote productie vind ik weinig, omdat je leden gemiddeld maar twee jaar lid blijven. Doe je dan geen mooie productie, dan maken ze die dus niet eens mee. En het idee dat er volgend seizoen weer een grote mooie voorstelling te dansen is zorgt ook weer voor dat stukje ledenbehoud.

Budget

Jaja, ook een voorstelling maken betekent: goed budgetteren. En dan bedoel ik niet die berekening die jij al in je hoofd hebt gemaakt. Hoe vaak ik dat nog tegenkom... Zelfs bij dansscholen die al jaren bezig zijn. Maar doe het nu maar meteen goed vanaf het begin en zet het allemaal op papier. Of eigenlijk, zet het in Excel, want die kan alle rekensommen automatisch voor jou doen. Wel zo makkelijk!

Des te fijner om er direct mee te starten, want dat scheelt je bij de eindvoorstelling in volgend seizoen weer werk! Daarnaast gaat het vooral in de laatste periode voor de voorstelling vaak mis. Er komen dan onverwachts toch nog een hoop uitgaven bij waar je in eerste instantie niet over nadenkt. En dat is niet erg maar wel als je dit niet vooraf al even plant. Reserveer voor onverwachtse kosten dus alvast 5-10% op je totale budget. Dat raadt ook VSB Fonds aan in hun online cursus fondsenwerving. Maar liever wil je natuurlijk die onverwachtse kosten voorkomen. Daarom raad ik je aan om altijd even de budgetten van voorgaande jaren erbij te pakken.

Om je wat inzicht te geven heb ik mijn budget altijd in de volgende categorieën ingedeeld:

Zo weet je zeker dat je niets vergeet. Bij het maken van een budget mag je tevens rekening houden met de btw. Een budget maak je als ondernemer in principe altijd exclusief btw. Ben jij met je dansschool niet btw-plichtig? Zorg dan dat je juist wél alle bedragen inclusief btw invoert. Wat dit zul je ook uiteindelijk moeten betalen!

Houd vervolgens nog even rekening met de twee verschillende btw tarieven. Als je de docenten betaalt voor hun hulp tijdens de voorstelling, dan valt dit onder de 21% btw. Het btw-tarief op een kaartje voor een voorstelling staat vast op 9% btw. Kijk voor meer informatie over de btw-tarieven op de website van de belastingdienst.

Planning

Waarschijnlijk zit je nu middenin de voorstellingsdrukte, maar goede tips vergaan niet en kunnen gewoon mee naar volgend jaar! Eén van mijn tips is om nog eens goed te reflecteren op het beste moment voor je voorstelling. We zijn vaak gewend om die tegen het einde van het schooljaar te doen. En dan 1 of 2 jaar later automatisch weer in dezelfde maand. Maar werkt die maand wel het beste?

Veel dansschoolhouders denken bij hun voorstelling automatisch aan juni of juli. Aan het einde van het seizoen wil je namelijk laten zien wat je leerlingen allemaal hebben geleerd. Daar komt het hele idee ook vandaan. Maar is dit nu wel zo slim? Aan de ene kant wel, want theaters hebben namelijk meer ruimte in deze periode dan in andere maanden van het seizoen. Er zijn namelijk minder theatergezelschappen aan het rondreizen in juni en juli. Dit zou dus wel degelijk kunnen schelen in je kosten voor het theater.

Echter is het voor je ledenbehoud niet de allerbeste tijd. Wat ik vooral zag was een enorme dip in ledenaantal na de voorstelling. Ze zijn toch sneller geneigd om de voorstelling nog even mee te maken en vervolgens te stoppen. De periode naar een voorstelling toe is voor sommige leerlingen ook een pittige periode. Elke keer weer datzelfde stukje dans om het te perfectioneren. Je maakt er niet elke leerling blij mee. Terwijl ze in een normale dansles het wellicht prima naar de zin hebben.

Wanneer je de voorstelling tussen maart en mei in plant, heb je een groot voordeel. Je hebt namelijk nog steeds voldoende tijd in je seizoen tot aan de voorstelling, én je hebt nog een periode na de voorstelling om je leden weer aan je te binden, ze warm te maken voor komend seizoen en ze nieuwe stijlen of lessen te introduceren. Dit betekent minder opzeggingen na de voorstelling en een sterkere basis voor het nieuwe seizoen!

Heb jij je voorstelling dus pas in het volgende seizoen? Kijk dan eens naar april of mei en zie wat het voor jou ledenaantal kan doen.

Ticketprijs

Oké, dan nu de ticketprijs. Mensen zijn gewoontedieren. Hoe vaak ik te horen krijg dat ouders zeuren om de ticketprijs is ongekend. Maar dit heeft alles te maken met de prijs die jij voor je allereerste voorstelling vraagt. Als het nog voor veel ouders nieuw is, kun je een bepaalde standaard neerzetten. Dat betekent overigens niet dat je nu ineens al 20 euro voor een kaartje kunt gaan vragen. Echter is de stap van 6 euro naar 16 euro wel een enorme stap. Ook al weet jij dat ze voor dat geld veel meer waarde krijgen, en wat een theater kost. Dat weten ouders niet.

Kijken we naar het gemiddelde dan zit een ticketprijs in Nederland tussen de 7,50 en 25 euro. Maak je eerste voorstelling, hoe klein ook, niet goedkoper dan 10 euro. Dan zet je meteen een fijne standaard. Geef je jezelf direct wat meer financiële ruimte en kun je wat extra geld steken in kostuums. Dan bouw je daar direct kwaliteit mee op.

Hulpouders

Nu we het toch over die ouders hebben, kunnen we meteen overgaan op hulpouders. Hier hoor ik namelijk ook veel klachten over. Wat ik zelf altijd prettig vond is dat ik vooraf de keuze bij de hulpouders legde. Er zijn namelijk enorm veel taken te verdelen op zo’n dag. Vragen om hulp is natuurlijk handig, maar vragen om specifieke hulp levert vaak meer resultaat op. Maak daarvoor een contactformulier op je website aan. Hieronder heb ik een voorbeeld geplaatst van een formulier dat ik voor mijn voorstellingen gebruikte.

Naam:
Naam leerling:
Groep leerling:
Wat fijn dat je graag mee wilt hebben met onze voorstelling. We hebben verschillende taken te verdelen. Geef hieronder je voorkeur aan. We proberen hier zoveel mogelijk rekening mee te houden.
Ik kom graag helpen op:
Datum doorloop (3 weken vooraf):
Tijdens generale
Voorstelling 1
Voorstelling 2
Ik zou graag helpen met:
0 schminken
0 kostuums maken
0 groep begeleiden
0 fotograferen
0 tickets controleren
0 decor bouwen
0 decor verschuiven tijdens voorstelling

Natuurlijk kun je alles aanpassen zoals het voor jou handig is. Maar dit geeft je hopelijk wel al een duidelijk inzicht in hoe gespecificeerd je aanmeldprocedure mag zijn. Dit gaat je namelijk meer hulp opleveren en op deze manier kun je veel beter de hulpouders indelen. Die vervolgens ook doen wat ze leuk vinden en waar ze goed in zijn, wat alles makkelijker maakt!

Kostuums

Het liefste zouden we alle leerlingen in kostuums van € 30 zetten. Helaas is dat natuurlijk onmogelijk. Dan worden het wel hele dure tickets. Vooral als je voor het eerst een voorstelling geeft, want dan heb je nog geen enorme voorraad kostuums om uit te putten. Toch heb je stiekem altijd meer dan je denkt.

Mijn tip is om altijd te gaan kijken wat je nog hebt liggen. Welke groepen wil je wat voor soort kleding aan doen, en wat heb je daarvan al in huis? Vanuit daar maak je een lijst met wat er nog gekocht of geleend moet worden. Nu je deze lijst voor jezelf hebt kun je eens een kijkje nemen in de Danspiratie marktplaats groep. Deze Facebook groep is speciaal opgezet om danskleding voor voorstellingen te kopen en te verkopen. Soms zie ik echt pareltjes voorbij komen.

Daarnaast is het ook nog een idee om zelf in de Danspiratie groep een oproep te plaatsen. Geef aan dat je een startende dansschool bent en op zoek bent naar kleding voor een prikkie. Je zult versteld staan hoeveel dansscholen er kostuums hebben liggen waar ze op uit zijn gekeken. Dat zijn soms outfits die voor jouw leerlingen nog prima en leuk kunnen zijn.

Daarnaast wil je ook vast een aantal items nieuw kopen. Of misschien zelfs laten maken. Gelukkig zijn er steeds meer moeders en oma’s die het maken van kleding weer leuk zijn gaan vinden. Zorg dus dat je daarmee in contact komt. Zij kunnen je zeker helpen.

Qua budget hield ik me altijd aan de €10 gemiddeld per leerling. Dit is absoluut geen must, maar misschien wel een handige richtlijn. Zo kun je alle leerlingen iets leuks en nieuws aantrekken. Voor de peuters is soms een rokje van €3 al mogelijk en voor de pubers zit je snel aan €17, maar dat is dan nog steeds €10,- gemiddeld per leerling.

Merchandise

Dan wil ik je nog even de tip geven voor wat extra omzet. Want juist op een voorstellingsavond verkoopt de leuke hoodie met je logo veel beter. Zorg dat je altijd een kraampje of verkooppunt maakt op je dag van de voorstelling en eventueel zelfs tijdens de doorloop. Op deze manier kun je weer wat extra omzet genereren voor je dansschool.

Lenneke Gentle heeft hier trouwens ook een super interessant uitgebreid artikel over geschreven: ‘De dansvoorstelling komt eraan: zó betaal je jouw docententeam dit jaar!’

Daarin raadt ze je onder andere aan om ook eens thee, koffie en ranja te verkopen op zo’n avond. Dat kost je niks, en al vraag je er maar een euro per kopje voor, dan maak je toch veel winst!

Lichten uit, doek open

Als laatste wil ik je nog even meegeven dat je vooral mag genieten van je voorstelling. Soms was ik namelijk zo enorm bezig met alle poppetjes op de juiste plekken krijgen dat ik weinig kon genieten. Maak het jezelf niet te moeilijk en laat het lekker los. Dan kun je zoveel meer genieten van deze bijzondere dag.

En vergeet dat ook vooral je leerlingen niet mee te geven. Zij die er net zo van genieten als dat jij zelf vroeger altijd deed. Maak het ze wat gemakkelijker. Door bijvoorbeeld af en toe een podiumtraining te geven. Laat ze regelmatig optreden voor hun eigen groep of het kleine groepje ouders dat toch altijd op de gang staat. Zeker bij de kleintjes bouwt dat hun zelfvertrouwen op. Soms zijn we zo bezig om de ouders uit de les te weren dat we vergeten dat we ze ook heel goed kunnen gebruiken. Maar dat is weer een heel ander artikel. ;-)

Ik wens je een heerlijke voorstellingsperiode toe!

ONDERNEMERSCHAP & MARKETING

Je bent dansdocent én je runt een dansschool. Je geniet enorm van de uren die je les staat te geven. Maar de leerlingenadministratie, het managen van personeel, de boekhouding, de schoonmaak, de mail en telefoon beantwoorden… Tja, dat hoort er ook bij. Onze redacteur Ondernemerschap & Marketing helpt dansschoolhouders hun bedrijf te laten groeien en financieel gezond te laten zijn. Aan de hand van toegankelijke tutorials leer je over alle praktische zaken waarmee je ook te maken krijgt - en hoe jij daarin onderscheidend kan zijn!

Meer over ondernemerschap