Voorkom cashflowproblemen. Lola legt uit hoe je een winstplan maakt!

Lola van Boxel. Fotograaf: Ezme Hetharia.

ONDERNEMERSCHAP | Je ziet een oproep in een Facebookgroep voorbij komen waarin staat: dansdocent gezocht. Maar dan komt de twijfel... Je geeft al zo veel danslessen, en je wilt het liefst ook tijd en energie besteden aan uitvoerend werk of zelf als maker aan de slag gaan. Maar ja, je vaste lasten moet je natuurlijk ook kunnen blijven betalen. Hoe maak je dan de beslissing? In deze blog legt danseres en administrateur Lola van Boxel uit hoe je een winstplan kan maken. Zodat cashflowproblemen verdwijnen én je zoveel mogelijk werk doet waar je gelukkig van wordt.

‘Pakken wat je pakken kan’

Toen ik nog als uitvoerend danser werkte, werd ik vaak getriggerd door vacatures voor dansdocenten. Of door andere vaste opdrachten waar een redelijke vergoeding tegenover stond. Ik had dan het gevoel dat ik gelijk tot actie moest komen en overal op moest reageren. Het welbekende ‘pakken wat je pakken kan’. Want ik wist niet wat de maand zou brengen aan dans-opdrachten en hoeveel ik daarmee zou verdienen.

Als danser heb je een wisselende agenda. Elke week ziet er anders uit. De ene week repetities, een show, workshops geven of volgen en wellicht geef je ook op vaste momenten danslessen. De andere week gaat er een briesje door je agenda omdat die zo leeg is. Je wilt nog een keer je portfolio uitbreiden, maar hier denk je pas weer aan als je agenda de week erna weer bomvol zit. Maar ook als dansdocent is niet elke week hetzelfde, en heb je vaak alle schoolvakanties vrij. En dan heb ik het nog niet gehad over de zomerperiode waarin er bijna geen danslessen te geven zijn en er nauwelijks shows plaatsvinden. Hoe ga je dan jezelf uitbetalen en je vaste lasten betalen? Zoals de huur, boodschappen en verzekeringen? En je wilt natuurlijk het liefst dan zelf ook op vakantie kunnen.

Stilzitten, afwachten en hopen dat alles goed komt? Dat zit er niet in voor ons als dansers! Maar het idee dat we zelf op de situatie in kunnen spelen door een financiële planning te maken, dat zie ik nog te weinig in het werkveld. Een docent van mij op de dansopleiding zei een keer tegen mij: “Als er geen werk is, dan moet je werk maken.” En zo is het! Als danser ben je ondernemer. En ook al is het werkveld misschien nog niet zo gewend aan de ‘ondernemende dansers’, de mogelijkheden zijn er.

Daarom leg ik je in dit artikel uit hoe jij een winstplan kan maken, zodat jij sneller knopen kan doorhakken, betere beslissingen kan maken en weet welke klussen je beter wel of niet kunt aannemen.

Wat is een winstplan?

Voordat ik je gelijk aan het werk ga zetten, wil je natuurlijk eerst weten wat een winstplan überhaupt is en waarom je er een zou willen maken. Want over de onderwerpen ‘winst’ of ‘omzetdoelen’ krijg je op een dansopleiding waarschijnlijk weinig mee. Gelukkig wordt er op sommige dansopleidingen wel het vak ondernemerschap gegeven, maar persoonlijk vind ik het jammer dat er daar niet of nauwelijks over geld en fair pay gepraat wordt. Terwijl dit voor ons als zzp’er, freelancer, ondernemer of hoe jij jezelf ook noemt, toch echt noodzakelijk is.

Dus… Een winstplan bestaat uit een jaarplanning (met alle opdrachten die je gaat doen, ideeën die je zelf wilt uitwerken en de beschikbare uren voor potentiële opdrachten) en een overzicht van jouw inkomsten en uitgaven per maand, zodat je snel inzicht krijgt in je cashflow. Eigenlijk is het dus een begroting, een financiële planning voor het komende (kalender)jaar, maar ik vind ‘winstplan’ veel leuker klinken! Bovendien besteed ik in het winstplan ook aandacht aan winst in tijd, winst in doelen en winst in persoonlijke ontwikkeling. Dus het gaat niet alleen maar om geld. En dat is belangrijk, want je administratie leuker en persoonlijker te maken voor jezelf, verandert je money mindset en ga je meer verdienen. En wie wil dat nou niet?!

Wanneer verwacht je inkomsten? Wanneer niet? Wanneer verwacht je cashflow problemen? Hoe ga je dit oplossen? Welke uren heb je beschikbaar? En hoe kan je inspelen op de pieken en dalen in jouw agenda? Dit zijn vragen die je beantwoordt in je winstplan. Door al deze puzzelstukjes met elkaar te verbinden, ervaar je naast meer winst ook meer vrijheid en zelfvertrouwen.

Stap 1: Reflecteer op je ambities en dromen

Het allerbelangrijkste is dat je in je winstplan zet wat je leuk vindt, waar je goed in bent en waar je goed geld mee verdient! Dus pak pen en papier en geef antwoord op de volgende vragen:

Wat vind ik leuk om te doen?
Waar ben ik goed in?
Waar heb ik in de afgelopen tijd goed geld mee verdiend?
Met wie werk ik het liefste samen?
Welke projecten wil ik absoluut niet meer doen?
Welke projecten leveren nauwelijks geld op?
Wat doe ik nog niet maar zou ik graag willen doen?

Werk dit uit op papier. Dit geeft jou inzicht in hoe jouw ideale werkweek, werkmaand en zelf werkjaar eruitziet. Voor een danser zouden de antwoorden als volgt kunnen zijn:

Ik vind afwisseling in mijn werk leuk en ik kom graag op verschillende plaatsen.
Ik val op in clips en op foto’s.
Ik verdien goed als danser of als figurant in commercials.
Ik werk het liefst samen met opdrachtgever X of A, vanwege diens communicatie of aanpak.
Ik wil absoluut niet meer werken voor bedrijven om hun personeelsevenement op te leuken.
Demonstraties op scholen leveren nauwelijks geld op.
Workshops geven op scholen verdient wel goed en kost minder voorbereidingstijd.
Ik zou graag mijn eigen productieteam van dansers willen en met dit team verschillende dansopdrachten en werkgelegenheid willen creëren.

Stap 2: Duik in je administratie van voorgaande jaren

Als je nu van alle twaalf maanden van 2023 - of nog specifieker: 52 weken - jouw werkzaamheden en ideeën uit zou moeten schrijven, wat zou er dan op komen te staan? Dit is misschien lastig om vanuit het niets te gaan uitwerken. Dus pak je uren (agenda) en verdiensten (facturen) van afgelopen jaar erbij. Noteer per maand (bijvoorbeeld januari van 2022, 2021, 2020, etc) waar je toen mee bezig was (tijd en inkomsten). Doe dit per maand, zodat je voor elke maand een lijst hebt en je kan onderzoeken of er een patroon in zit.

In mijn jaren als fulltime danseres zag mijn planning er ongeveer zo uit:

januari: piek met aanvragen en opdrachten komen binnen voor shows en opdrachten
januari en februari: voorbereiden en vergaderingen voor de shows van dansscholen
juni: in de theaters met de dansscholen
juli: afronden van het dansles seizoen en een piek met aanvragen voor shows of hostessen klussen
juli en augustus: zes weken geen danslessen en bijna geen shows
september en oktober weer een hele grote piek met shows
december: twee weken vakantie nemen (kerstvakantie)

Door van tevoren na te denken over deze pieken en dalen kan je hier beter op inspelen. In de minder drukke periodes kun je dan tijd besteden aan het uitbreiden van je portfolio, nieuwe agencies contacten, fotoshoots doen, zelf workshops organiseren en ga zo maar door. Een tip die ik je wil meegeven is om je jaarplan niet te specifiek te maken, zodat er ruimte is voor aanpassingen, verplaatsingen en verandering. Het moet je sturing geven in plaats van een overweldigend gevoel van een te volle agenda.

Zoals je misschien al had gezien, zijn niet alle maanden terug te zien in het bovenstaande voorbeeld. Dit komt ten eerste omdat niet alle jaren hetzelfde patroon hebben, maar ook omdat je door de jaren heen andere keuzes gaat maken. Toen ik net afgestudeerd was, nam al het werk aan dat er was. Zo deed ik in dat eerste jaar veel hostessenwerk. Het verdiende goed, maar leuk vond ik het niet altijd. Dus het jaar daarop nam ik daar minder werk voor aan. Oftewel, ik maakte de keuze om niet alleen naar financiële verdiensten te kijken, maar ook mijn tijd en energie hier in mee te nemen.

Stap 3: Maak een plan voor komend jaar

Begin nu met een leeg vel papier of Excelbestand en noteer weer die twaalf maanden. Noteer hier ook je patroon van voorgaande jaren in én vul deze aan met jouw doelen voor dit/volgend jaar. Denk hierbij aan wat jij nog wilt doen en waar jij je tijd aan wilt of kan besteden. Vul je jaarplanning aan met de verwachte omzet. Noteer de bedragen bij de maanden waarvan je denkt, of al weet, wat je kan gaan verdienen. Vanuit je resultaten van voorgaande jaren kan je zo waarschijnlijk een stuk makkelijker die jaarplanning maken.

Maar gaat komend jaar er ook net zo uitzien als vorig jaar? Heb je nu meer of minder klussen? En kun je deze bedragen weer verwachten? Dit is dus een goed moment om je tarieven opnieuw te evalueren. Leveren ze nog voldoende op? Zijn ze marktconform? Is het in verhouding met het aantal uur dat je eraan besteedt? Vergeet je reistijd niet! Bedenk met welke vaste opdrachtgevers je over je tarief wilt onderhandelen.

Stap 4: Denk alvast na over nieuwe opdrachten

Je bouwt zo stap voor stap (van ‘zeker’ naar ‘waarschijnlijk’ tot ‘gewenst’) je inkomsten op tot het bedrag dat jij per maand wilt verdienen. Want tussen kunnen en willen zit een verschil. Dat jij bijvoorbeeld in januari € 1500 euro kan verdienen, betekent niet dat je jouw gewenste inkomen van € 2500 euro moet laten varen. Zo kan je zelf in actie komen en sneller beslissingen nemen met hoe jij die € 1000 euro extra wilt gaan verdienen. Ga je toch die ene niet zo leuke klus aannemen? Of kan je zelf een paar workshops organiseren?

Je jaarplanning moet je dus sturing geven, om zo zelf actie te ondernemen om die opdrachten binnen te krijgen. Zo is het ook verstandig om alvast te onderzoeken of je in de drukke maanden voldoende verdient om ook alvast geld opzij te kunnen zetten voor de maanden dat je weinig inkomsten zult hebben. Of je kunt voor die rustige maanden op zoek gaan naar extra opdrachten! Denk dus ook alvast na over wanneer je extra zou willen werken, en welke stappen je nu al moet zetten om straks die klussen te hebben.

Zo hebben een oud klasgenoot en goede vriendin van mij meerdere keren in rustigere periodes zelf workshops georganiseerd om zo meer inkomsten te verdienen. En heb ik ook met een collega van een dansschool in een zomervakantie een danskamp georganiseerd, om zo onze beschikbare tijd in te ruilen voor extra inkomsten. Zoals ik al eerder zei: Als er geen werk (geld) is, moet je werk (geld) maken.

Stap 5: Bereken wat je minimaal moet verdienen

Wanneer je aan inkomsten denkt, moet je ook de uitgaven meenemen. Want winst is inkomsten (omzet) minus uitgaven. Als danser zijn de zakelijke kosten gelukkig vaak wat lager dan bij de meeste zzp’ers, aangezien je lichaam het instrument is en je geen dure apparatuur of allerlei software-abonnementen nodig hebt voor je werk. Maar jezelf rijk rekenen door alleen naar je inkomsten te kijken is gevaarlijk.

Noteer daarom in je winstplan ook je zakelijke uitgaven, zoals je vaste zakelijke kosten. Denk aan je verzekeringen, website-hosting, Spotify abonnement, boekhoudprogramma, boekhouder, pakketkosten van je zakelijke bankrekening, reis- en parkeerkosten, bijscholing door workshops en trainingen, etc. Duik ook hiervoor weer in je administratie van voorgaande jaren. Sommige uitgaves doe je namelijk maandelijks, andere abonnementen betaal je één keer per jaar. Noteer daarom per maand in je jaarplanning wanneer je welke zakelijke uitgaven kan verwachten.

De twee belangrijkste onderdelen van geld staan nu genoteerd op je winstplan: je zakelijke inkomsten en uitgaven. Maar dan ben je er nog niet. Neem je persoonlijke uitgaven (en de reservering voor de aangifte inkomstenbelasting) ook mee in je winstplan, zodat je geen uitgaven over het hoofd ziet. Bekijk daarvoor je bankafschriften van het afgelopen jaar. Wat geef je per maand uit aan huur, boodschappen, je auto of openbaar vervoer, etentjes, kleding, sportabonnement, vakanties, cadeautjes, etc? Noteer vervolgens ook per maand de verwachte privé uitgaven in je jaarplan.

Tel tot slot al deze verwachte zakelijke en privé uitgaven bij elkaar op en bereken per maand wat je die maand minimaal moet verdienen. Noteer dit totaalbedrag ook per maand.

Stap 5: Bekijk je cashflow en budgetteer

Nu dat je per maand hebt opgeschreven wat je verwachte inkomsten en uitgaven zijn, kun je die tegenover elkaar afstrepen. Verdien jij genoeg per maand om rond te komen? Zijn er maanden dat je meer verdient dan je uitgeeft en je wat geld opzij kunt zetten? Maar vooral: in welke maanden verwacht je dat je uitgaven groter zijn dan je inkomsten, en hoe kan je dat opvangen? Heb je die maanden tijd over om extra klussen aan te nemen? Of ga je het gat opvangen met je spaargeld?

Oftewel: wanneer verwacht je dat er minder werkgelegenheid en inkomsten gaat zijn en je cashflowproblemen gaat hebben? Door zo’n overzichtelijke jaarplanning hoeven die momenten niet als een verrassing te komen. En dat inzicht geeft macht! Want nu kun je je hierop voorbereiden en actie gaan ondernemen. Bijvoorbeeld door het idee om een weekendje weg te gaan in maand x toch even uit te stellen, omdat je weet dat je dan de maand erna in de problemen komt. Of door die ene klus die je niet zo leuk vind toch aan te nemen, omdat je het extra geld hard nodig hebt drie maanden later.

Om cashflowproblemen op te vangen kun je ook kijken naar waar je kunt besparen. Van welke abonnementen maak je eigenlijk weinig gebruik? Zeg die dan op! Wat is je grootste kostenpost? Kun je goedkoper boodschappen doen? Minder vaak uit eten? Heb je eigenlijk wel geld voor een dure vliegvakantie in het buitenland, of wordt het toch maar een staycation? Bekijk dus welk budget je per maand hebt voor leuke dingen, en houd je daar ook aan.

Stap 6: Plan je investeringen

Het kan natuurlijk ook zijn dat uit je jaarplanning blijkt dat je geen cashflow problemen hoeft te verwachten, maar dat je juist heel veel kunt sparen. Geweldig! In dat geval kun je nadenken over welke investeringen je zou willen maken. Wil je bijvoorbeeld graag nieuwe foto’s voor je portfolio en setcards, of een nieuwe speaker of danskleding? Dan is het handig om deze investeringen ook te noteren in je jaarplan. En dankzij je jaarplan en het overzicht in je cashflow kun je nu bepalen wanneer je dit het beste kan doen qua tijd en geld.

Wil je meer weten over investeringen en aftrekposten? Lees dan ook mijn artikel: ‘Hoe betaal je zo min mogelijk belasting? Lola legt uit!’

Tip: Zorg voor een goede balans

Ik noem het een winstplan omdat ik wil dat je focust op wat je wilt verdienen, zowel financieel als energetisch als in persoonlijk ontwikkeling. Daarom kijken we in het laatste onderdeel van je winstplan ook naar hoe je jouw tijd indeelt en waar je jouw energie aan besteedt. Want naast een financiële begroting en liquiditeitsbegroting (zo noem je de bovenstaande onderwerpen, maar dat klinkt niet zo fun) is jouw tijd ook kostbaar. Je moet namelijk ook tijd inplannen om te rusten of leuke dingen met vrienden te doen. Want anders zit je voor je het weet uitgeblust thuis op de bank, en als zzp'er kun je je dat echt niet veroorloven! (Tip: lees ook mijn artikel over je aansluiten bij het Broodfonds.)

Mijn vraag aan jou is dan ook: waar besteed jij het liefst jouw tijd aan? Hoe ziet jouw ideale werkweek er uit? Door dit ook uit te werken en dit mee te nemen in je winstplan, kan je op niet alleen financieel vlak erop vooruit gaan, maar ook tijdswinst of energiewinst maken. Ben jij geen ochtendpersoon, maar zie je een oproep voorbij komen voor een dansdocent gezocht voor ochtendlessen? Dan kan je hierdoor jezelf afvragen: Wat is belangrijker? Dat geld verdienen of mijn emotionele welzijn?

Dus pak weer je notitieboek of excel er weer bij en noteer “In mijn ideale werkweek… “ Hierna zet je een timer voor 10 minuten en maak je de zin elke keer af. Zie hieronder wat persoonlijke voorbeelden van mijn ideale werkweek als ondernemer in administratie:

In mijn ideale werkweek begin ik maandag ochtend rustig met mijn planning maken.
In mijn ideale werkweek heb ik afspraken met klanten verdeeld over twee dagen, op dinsdag en woensdag.
In mijn ideale werkweek werk ik voor en met klanten, heb ik genoeg tijd voor mijn marketing en neem ik ook tijd voor het optimaliseren en automatiseren van bedrijf en werkzaamheden. Dit doe ik het liefst op donderdag.
In mijn ideale werkweek rond ik op vrijdag mijn to do lijst op tijd af en stop ik in de middag al met werken om eerder weekend te hebben.
In mijn ideale werkweek sport ik twee tot drie keer per week.

Alhoewel dit voorbeeld misschien niet gelijk relevant is voor dansers, kan je door dit te lezen wel sommige onderwerpen plaatsen in dagen, duur van werkzaamheden of tijden. Zo kan je uit dit voorbeeld halen dat mijn agenda op dinsdag en woensdag gevuld kan worden met klanten afspraken en ik op vrijdagmiddag stop met werken. Zo kader je jouw wensen en kan je dit doorvoeren in jouw werk en dit ook communiceren naar klanten, opdrachtgevers etc.

Sneller knopen doorhakken

Ik hoop dat er nu al wat puzzelstukjes op zijn plek zijn gevallen en dat jij aan de slag kan met jouw winstplan. Om je nog meer inzicht en grip te geven, deel ik nog wat voorbeelden en ideeën waarmee jij sneller knopen kan doorhakken en beter beslissingen kan maken dankzij jouw winstplan.

Merk je dat de aanvragen vanuit agencies of opdrachtgevers minder worden, terwijl je wel je inkomsten nodig hebt? Dan is het een idee om vanuit dit inzicht bij andere agencies in te schrijven of de relaties met je huidige opdrachtgevers en agencies te verbeteren.
Wil je in een rustigere periode zoals een zomerperiode nieuwe foto’s laten maken? Dan kan dit een motivatie zijn om in de maanden ervoor wat meer opdrachten aan te nemen om zo je inkomsten te verhogen. Zodat je dan nog steeds je vaste lasten kunt betalen én die investering in nieuwe foto’s kan doen.
Heb je een drukke periode, wat gelukkig terug te zien is aan de facturen? Dan kan dit een goede reden zijn om een keer ‘nee’ te zeggen tegen een aanvraag om zo ‘ja’ te zeggen tegen jouw eigen rust en energie.
Ben je ondernemend, vind je organiseren heel leuk en wil je nu al rekening houden met de rustigere periode? Neem dan het initiatief om zelf inkomsten te genereren door dan iets te organiseren, en daar nu alvast de planning voor te maken.
Ben jij door de opdrachten van je ideale werkweek erachter gekomen dat je jouw werk liever bundelt in plaats van losse werkzaamheden elke dag? En wil jij dit doorvoeren in je vaste danslessen die jij per week geeft? Probeer die gaten dan te vullen door te vragen naar extra lessen voor of na je vaste uren.

Succes!

ONDERNEMERSCHAP & MARKETING

Je bent dansdocent én je runt een dansschool. Je geniet enorm van de uren die je les staat te geven, maar de leerlingenadministratie, het managen van personeel, de boekhouding, de schoonmaak, de mail en telefoon beantwoorden en alle andere bijkomende taken doe je er ook bij. Het is mogelijk om het jezelf makkelijker te maken en meer te genieten van alle aspecten van het runnen van de dansschool. Onze redacteur Ondernemerschap & Marketing helpt dansdocenten en dansschoolhouders hun bedrijf te laten groeien en financieel gezond te laten zijn. Aan de hand van toegankelijke tutorials leer je over alle praktische zaken waarmee dansschoolhouders te maken krijgen - en hoe jij daarin onderscheidend kan zijn!