Help! Wat moet ik aan mijn boekhouder vragen? En andere veelgestelde vragen...

ONDERNEMERSCHAP | Een boekhouder kan je helpen om je administratie en geldzaken op orde te krijgen. Mits je met je boekhouder een goede relatie hebt! Muriël Bicker van Buro Bicker heeft al achttien jaar een administratiekantoor. Als geen ander weet ze dat de administratie een rommeltje kan worden als de boekhouder en de ondernemer niet met elkaar communiceren. Daarom vertelt ze in dit artikel met welke vragen je het gesprek met je boekhouder kunt starten! En beantwoordt ze andere veelgestelde vragen.

Veelgestelde vragen over boekhouding

De boekhouding, die administratie, dat ligt zo ver verwijderd van het vak dansdocent of dansschoolhouder. Waarschijnlijk ben je er ook helemaal niet graag mee bezig. Toch hoort dit wel bij het ondernemerschap! En het op orde hebben van je boekhouding kan veel rust en overzicht geven.

Je krijgt hierdoor zelf inzicht in hoe je ervoor staat:

Wie jou nog moet betalen
Wie jij zelf nog moet betalen
Wat je omzet en je winst is
Welke kosten de hoogste kostenpost vormen
Waar je op zou kunnen besparen
Wanneer het slim is om extra te investeren
Of je belastingaangiften betaald zijn en wat je nog moet betalen

Als je bovenstaande allemaal niet weet, geeft het veel onrust in je hoofd. Waarschijnlijk wil je er daarom zo nu en dan toch iets aan doen. Maar doordat het zo ver achterloopt en rommelig is, heb je misschien geen idee waar je moet beginnen. Dan is het tijd om in actie komen en dat begint ermee door aan jezelf de juiste vragen te stellen:

Waar moet een goede boekhouder aan voldoen?
Hoeveel kan ik zelf en wat moet ik echt uitbesteden?
Als je al een boekhouder hebt: Wie is mijn boekhouder eigenlijk?
Waar moet ik op letten in het maken van omzet en winst, en belasting betalen?
Welke check moet ik wanneer doen? Wat is wijs om te doen in januari, april of december?
Is mijn ledenprogramma voldoende of heb ik ook nog een boekhoudprogramma nodig?
Kan mijn boekhouder mij helpen meer financieel rendement uit mijn bedrijf te halen?

Hierin ben je niet alleen, je danscollega’s zitten ook vol vragen. Dat blijkt uit de praktijk van dansschool coach Ninny Dooms en haar Facebookpagina Danspiratie! Lees snel verder, dan geef ik antwoord op deze veelgestelde vragen.

Waar moet een goede boekhouder aan voldoen?

Het is niet nodig om je administratie bij een groot accountantskantoor neer te leggen. In veel gevallen is dat zelfs af te raden, want in de praktijk zie ik dat grote kantoren weinig tijd hebben voor kleinere cliënten, zoals een dansdocent of dansschoolhouder. Vaak moet je bij grote kantoren lang wachten voordat je een antwoord op een vraag krijgt. Een klein administratiekantoor, met maar een paar boekhouders, heeft vaak meer tijd en aandacht voor kleinere cliënten.

Wil je echt zeker weten dat je voor een kwaliteits boekhouder kiest, dan kun je een gecertificeerd administratiekantoor zoeken. Ik ben zelf met mijn kantoor aangesloten bij branchevereniging NOAB. Dat staat voor de Nederlandse Orde voor Administratie en Belastingdeskundigen. Alle aangesloten kantoren zijn getoetst op hun kwaliteit en zijn verplicht om hun kennis voortdurend middels cursussen up to date te houden. Als je op hun homepage jouw woonplaats intypt, krijg je een lijst met administratiekantoren bij jou in de buurt!

Hoeveel kan ik zelf en wat moet ik echt uitbesteden?

Door de komst van online boekhoudprogramma’s kunnen boekhouder en ondernemer makkelijker samenwerken en de taken verdelen. In een online boekhoudprogramma kunnen namelijk zowel de boekhouder als de ondernemer in de administratie werken. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je zelf de inkoopfacturen en de bankbetalingen verwerkt in het boekhoudprogramma. Jouw boekhouder controleert deze dan en stelt per kwartaal een btw-aangifte op.

Omdat je als ondernemer zelf een abonnement kunt afsluiten bij een boekhoudprogramma kun je de licentie kiezen die bij je past. Met een uitgebreide licentie kun je zelf boekhouden en met een beperkte licentie heb je meestal alleen een kijkfunctie (dan kun je dus alleen meekijken) en kun je inkoopfacturen in het programma uploaden. Een uitgebreide licentie is een stuk duurder en heeft dus alleen zin als je ook zelf daadwerkelijk de administratie gaat verwerken. Als je alles aan je boekhouder overlaat dan kun je met een goedkopere licentie prima uit de voeten. Je kunt dan zien wat er in je administratie gebeurt en je kunt zelf je inkoopfacturen erin zetten. Je kunt dan niet zelf de facturen verwerken.

Belastingaangiften, zoals btw-aangiften en aangifte inkomstenbelasting, zou ik echt uitbesteden als je zelf daar niet voor geleerd hebt. Het fijne is dat bij de btw-aangifte altijd je administratie wordt gecontroleerd door de boekhouder. En het opstellen van een inkomstenbelastingaangifte is voor de meeste mensen te ingewikkeld. Daarnaast geeft het een zeker gevoel dat het goed gedaan is door een professional.

Waar moet ik op letten in het maken van omzet, winst en winstbelasting?

Allereerst, een eenmanszaak of vof betaalt geen winstbelasting. Winstbelasting is hetzelfde als vennootschapsbelasting. Alleen vennootschappen zoals een BV betalen winstbelasting. De winst uit een eenmanszaak of vof wordt belast in je eigen aangifte inkomstenbelasting. Want als zzp’er IS jouw winst je inkomen. In deze aangifte inkomstenbelasting worden dus alle gegevens van je bedrijf opgegeven, zoals je bedrijfsnaam, kvk nummer en de rechtsvorm. Ook wordt de jaarrekening in de aangifte gezet: de balans en de resultatenrekening.

Omzet zijn alle opbrengsten van je onderneming. Dus vóórdat je de kosten aftrekt. Als alle kosten eraf zijn, houd je je ‘winst’ over. Die winst is niet allemaal van jezelf, want daar moet nog inkomstenbelasting over betaald worden. Hoeveel dat is hangt af van hoe hoog de winst is, of je nog andere inkomsten zoals inkomen uit loondienst hebt, of heb je aftrekposten zoals hypotheekrente.

Volgens het platform ikwordzzper.nl betaal je in het jaar 2024 geen inkomstenbelasting over een winst tot € 31.000. Als je starter bent zelfs niet over een winst van € 33.095 omdat je dan recht hebt startersaftrek van €2.123. Daarboven varieert het percentage enorm, omdat het een samenspel is van het belastingtarief en dalende heffingskortingen. Als je meer verdient raad ik je aan om je boekhouder een ‘verzoek voorlopige aanslag inkomstenbelasting’ voor je op te laten stellen en in te dienen. Dit doet die op basis van een schatting van de winst die jullie samen afspreken. Als je zelf namelijk een percentage van je winst boven de € 31.000 apart gaat zetten, heb je kans dat je te veel of te weinig apart zet. Omdat het afhangt van zoveel variabelen dat er geen pasklaar antwoord voor is maar een hele berekening.

Met een voorlopige aanslag inkomstenbelasting betaal je iedere maand een vast bedrag aan inkomstenbelasting. In je uiteindelijke inkomstenbelasting aangifte wordt dit betaalde bedrag verrekend met het definitieve te betalen bedrag aan inkomstenbelasting.

Let wel op: die grens tot € 31.000 geldt alleen voor de inkomstenbelasting. Er moet namelijk over dit bedrag wel zorgverzekeringswet betaald worden! Dat is een percentage van 5,32% van je winst. Het is dus geen belasting, maar een premie voor het zorgverzekeringsstelsel in Nederland. Naast de premie die je betaalt aan je zorgverzekeraar, betaal je dus ook nog een percentage van je inkomen aan de belastingdienst. Houd er dus rekening mee dat je dat geld apart zet.

Welke check moet ik wanneer doen? Wat is wijs om te doen in januari, april of december?

Check 1: in januari

In januari ontvangen de meeste ondernemers een voorlopige aanslag inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet. Dat is een te betalen bedrag aan inkomstenbelasting voor het lopende belastingjaar. De te betalen belasting is gebaseerd op de winst die je in het jaar daarvoor hebt gehaald. Dat is het moment om te checken of deze winst voor het aankomende jaar ongeveer hetzelfde zal zijn. Misschien verwacht je een lagere winst, omdat je in het jaar daarvoor eenmalig een grote opdracht hebt gehad. Of verwacht je een grotere winst, omdat je hebt uitgebreid met je dansschool. Dat is het moment om contact op te nemen met je boekhouder en te overleggen of deze voorlopige aanslag verhoogd of juist verlaagd moet worden.

Check 2: in de btw-aangifte maanden

In de btw-aangifte maanden januari, april, juli en december moet je zorgen dat je administratie op tijd in het boekhoudprogramma staat, zodat je boekhouder de btw-aangifte op tijd kan doen en je voor het einde van die maand de verschuldigde btw kunt afdragen. Als je per maand een btw-aangifte moet doen, heb je elke maand een checkmoment of je administratie op orde is en niets ontbreekt. Ondernemers die per maand btw-aangiften doen zitten meestal op het ‘strafbankje’. De belastingdienst heeft deze ondernemers verplicht om maandelijks de aangifte te doen omdat ze meerdere keren te laat waren met aangifte doen en betalen.

Check 3: in de laatste maanden van het jaar

In november en december heb je al een goed overzicht over het afgelopen jaar. Als je administratie is bijgewerkt weet je hoe je ervoor staat en kun je in deze laatste maanden van het jaar nog bijsturen.

Bijvoorbeeld in de investeringen. Check in december nog even voor welk bedrag je hebt geïnvesteerd en hoe hoog de grens voor de investeringsaftrek is voor dat jaar.

Bijvoorbeeld: voor 2024 is de investeringsaftrek 28% als je in totaal voor meer dan € 2.800 investeert. Dat betekent dat je 28% van het investeringsbedrag van je winst mag aftrekken en dat je daar dus geen inkomstenbelasting over betaalt. Onder investeringen wordt verstaan alle aankopen van goederen of producten die een waarde hebben van minimaal € 450 exclusief btw. Stel je koopt een nieuwe dansvloer voor € 1.750. Dan zijn dit geen kosten maar een investering en deze aankoop komt op de balans te staan onder inventaris. In vijf jaar wordt de dansvloer afgeschreven, dat betekent dat de dansvloer ieder jaar 20% minder waard wordt. Deze waardedaling van 20% van het aanschafbedrag zijn afschrijvingskosten en die komen wel in je verlies- en winstrekening.

Je doet deze check dus tegen het eind van het jaar om te zien of het haalbaar is dat je aan het minimale investeringsbedrag van € 2.800 kunt komen. Als je geen check doet zou het zo kunnen zijn dat je € 2500 euro investeert en begin januari het jaar erna een nieuwe laptop van € 650 koopt. Als je wel in het najaar deze check doet, kun je besluiten die laptop alvast in december te kopen. Dan heb je in dat jaar € 3.150 geïnvesteerd en recht op investeringsaftrek: 28% van € 3.150 = € 882. Dit bedrag mag je van je winst aftrekken en daar hoef je dus geen belasting over te betalen. Een flink fiscaal voordeel!

Check 4: de tussentijdse checks

Tussentijds, als je iets doet wat je niet iedere maand of ieder jaar doet, moet je ook even contact opnemen met je boekhouder en laten weten wat je van plan bent.

Bijvoorbeeld: je koopt een elektrische fiets. Geef dat dan gelijk door aan je boekhouder met de vraag, moet ik belastingtechnisch nog iets doen nu ik deze elektrische fiets op de zaak heb aangeschaft? Een goede boekhouder kijkt of jouw elektrische fiets in aanmerking komt voor extra investeringsaftrek voor milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen. In 2024 komt namelijk de aanschaf van een Speed Pedelec (dat is een elektrische fiets met kenteken) in aanmerking voor de Milieu-investeringsaftrek (MIA). Dit houdt in dat je 40% van het aankoopbedrag van de Speed Pedelec kunt aftrekken van je winst. De aftrek gebeurt achteraf in je inkomstenbelasting, maar omdat deze investering binnen drie maanden moet worden aangemeld bij de Rijksoverheid is het belangrijk dat je je boekhouder dit zo snel mogelijk laat weten.

Maar ook als je een auto wilt kopen is het verstandig dit met je boekhouder te overleggen! In mijn praktijk zie ik regelmatig dat ondernemers eerst de auto kopen, zelf allerlei voordelen berekenen en dan als ze de auto gaan ophalen mij nog even bellen voor advies en bevestiging dat ze een goede koop hebben gedaan. Vaak kloppen die berekeningen niet en kunnen er geen andere keuzes meer gemaakt worden, want de auto is al gekocht. Dat is zonde! Dus: neem altijd even contact op met je boekhouder voordat je een grote uitgave wilt doen!

Is mijn ledenprogramma voldoende als boekhoudprogramma?

Nee, een ledenadministratieprogramma is geen boekhoudprogramma. Met een dansschool kun je het beste beide programma’s hebben. Uit een goed ledenprogramma kun je exports maken of rapporten downloaden en deze inlezen of uploaden in je boekhoudprogramma. Vind je dat lastig, dan kun je ook je boekhouder een inlog geven van je ledenprogramma en je boekhouder exports laten maken of de rapporten laten downloaden.

Kan mijn boekhouder mij helpen meer financieel rendement uit mijn bedrijf te halen?

Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor je bedrijfsvoering en het ondernemerschap. Dus ook voor het genereren van omzet en het realiseren van winst. Toch kan je boekhouder je daarbij helpen door je inzicht te geven in de financiële situatie van je bedrijf. Je kunt je boekhouder vragen om je winst- en verliesrekening te analyseren zodat je inzicht krijgt in de verhouding van omzet en kosten. Wie weet zijn sommige kosten erg groot, groter dan in de branche gebruikelijk is of groter is dan zou moeten ten opzichte van de omzet. Als je hier inzicht in hebt kun je onderzoeken of je op de hoge kosten kunt besparen. Een inzicht kan ook zijn dat je omzet echt te laag is. Dan kun je met je boekhouder bespreken welke stappen je kunt nemen om je omzet te verhogen. Het kan zijn dat je hiervoor meerdere specialisten nodig hebt, zoals een marketeer.

Steeds meer boekhouders zijn opgeleid als ondernemerscoach. Ze geven advies dat verder gaat dan de administratie en de belastingaangiften. In gesprekken wordt dieper ingegaan op het ondernemerschap. Sommige administratiekantoren bieden zelfs speciale coachingstrajecten voor ondernemers aan. Wil je als ondernemer met je bedrijf verder groeien, dan kun je op zoek gaan naar een administratiekantoor dat coaching in zijn dienstenpakket heeft. Met mijn kantoor Buro Bicker ga ik met mijn cliënten de diepte in. Ik geef advies en coach op diverse gebieden van het ondernemerschap. Van het financieel gezond maken van een bedrijf tot aan een hele bedrijfsherstructurering. Maar ook het volgen van dromen zoals het roer omgooien en ondernemen vanuit Spanje.

Tot slot… Zoek een boekhouder die bij jou past!

De tijd dat de boekhouder een oudere stoffige man is met bril in een te wijde broek, die iets onduidelijks mompelt, is allang voorbij. Tegenwoordig zijn veel boekhouders jonge vrouwen (en mannen) die veel meer jouw taal spreken en dus ook begrijpen waar je tegenaan loopt. Als je nog geen boekhouder hebt, of ontevreden bent met je huidige boekhouder, ga dan vooral eens op onderzoek uit. Verken welke boekhouders er bij jou in de regio zijn en plan een paar kennismakingen in. Het is namelijk verstandig om gedurende het jaar contact te blijven houden met je boekhouder, en dat is een stuk leuker en laagdrempeliger als je een goede klik met die persoon hebt!

Samenwerking tussen boekhouder en ondernemer komt namelijk van twee kanten. Van een boekhouder mag je verwachten dat er binnen een paar werkdagen gereageerd wordt op je vraag. Anderzijds mag een boekhouder van een ondernemer verwachten dat die contact opnemen als er dingen spelen en dat de administratie op tijd wordt ingeleverd. Als eigenaar van een administratiekantoor heb ik ervaren dat als ondernemers zelf nooit reageren of iets van zich laten horen dat ze bij mij ook helemaal uit beeld verdwijnen. De cliënten die regelmatig mailen, bellen en op tijd inleveren krijgen dan veel meer aandacht van mij. Mijn tip is dus voor iedereen: zoek een boekhouder die bij je past, zorg zelf ook voor input en contact. En zorg er ook voor dat je je eigen administratie gaat begrijpen zodat je kunt meepraten over de financiën en in de gaten gaat krijgen wat er op welk moment moet gebeuren.

ONDERNEMERSCHAP & MARKETING

Je bent dansdocent én je runt een dansschool. Je geniet enorm van de uren die je les staat te geven. Maar de leerlingenadministratie, het managen van personeel, de boekhouding, de schoonmaak, de mail en telefoon beantwoorden… Tja, dat hoort er ook bij. Onze redacteur Ondernemerschap & Marketing helpt dansschoolhouders hun bedrijf te laten groeien en financieel gezond te laten zijn. Aan de hand van toegankelijke tutorials leer je over alle praktische zaken waarmee je ook te maken krijgt - en hoe jij daarin onderscheidend kan zijn!