Waarom moet je je uren bijhouden? En hoe? Lola geeft tips!

Flatlays Lola x C-You online - HR-9202.jpg

ONDERNEMERSCHAP | Als dansdocent ben je ondernemer en dus moet je jouw uren bijhouden. Maar waarom eigenlijk? En wat heeft het voor nut? In dit artikel legt Lola van Boxel uit welke inzichten je kunt halen uit je urenadministratie. Zo kun je jouw kostbare tijd aan de taken besteden die er echt toe doen én meer per uur verdienen. Kijk, zo wordt administratie doen wel ineens heel erg leuk. Lees verder voor Lola’s tips!

Waarom moet je je uren bijhouden als ondernemer?

Zoals je in de vorige blogs al hebt kunnen lezen, moet je als ondernemer verschillende bestanden en gegevens bijhouden in jouw administratie. De voornaamste reden dat je dit moet doen is om het te kunnen verantwoorden naar de Belastingdienst toe.

Eén van de dingen die je verplicht moet bijhouden en moet kunnen verantwoorden zijn je uren. Je moet bijvoorbeeld aan de Belastingdienst kunnen laten zien waar jij je uren aan hebt besteed, hoeveel uren je hebt gemaakt, en dus ook of je aan het urencriterium voldoet voor de inkomstenbelasting - daarover hieronder meer!

Maar er is nog een derde reden waarom het interessant is om je uren goed bij te houden… Je kan namelijk heel veel inzichten uit je uren halen! Ik hoor je al denken: welke dan?! Geen nood, dáár ga ik je natuurlijk in deze blog alles over vertellen.

Maar eerst: wat is het urencriterium?

Om in Nederland voor de inkomstenbelasting als ondernemer beschouwd te worden zijn er verschillende criteria waar je aan moet voldoen. Als je dat doet, heb je verschillende belastingvoordelen zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek (zie deze blog). En één van deze criteria is dat je aan het ‘urencriterium’ moet voldoen!

Het urencriterium is dat je in een kalenderjaar 1225 uur per jaar aan je bedrijf moet hebben besteed. Dat is gemiddeld zo'n 23 uur per week (1225 uur : 52 weken = 23,5). Als je uitgaat van 6 weken vakantie per jaar, is dat bijna 27 uur per week (1225 uur : 46 weken = 26,6).

Goed om te weten: Heb je een kind gekregen? Dan mag je de uren die je de 16 weken van je zwangerschapsverlof niet hebt gewerkt toch meetellen voor het urencriterium. Je gaat hierbij uit van het gemiddeld aantal uren dat je normaal gewerkt zou hebben (Leensma, 2021).

Je kan tijdens de jaarlijkse opgave inkomstenbelasting wel op het vinkje ‘JA’ klikken bij de vraag of je 1225 uur aan je onderneming hebt besteed, maar dan moet je het ook kunnen aantonen als de Belastingdienst een keer bij je langskomt voor een controle... Daarom is een urenoverzicht in je administratie dus verplicht voor de Belastingdienst!

Gelukkig zijn er vele werkzaamheden die jij als zakelijke uren mag noteren! Want alle uren die jij maakt voor je bedrijf mag jij als zakelijke uren noteren en dus optellen zodat jij aan het urencriterium kan voldoen.

Denk bijvoorbeeld aan:

het voorbereiden van je werkzaamheden (in ons geval: danslessen);
het uitvoeren van je werkzaamheden;
de administratie bijwerken;
reistijd;
inspiratie opdoen (zit je uren door Pinterest te scrollen voor wat inspiratie voor je branding of YouTube filmpjes te kijken voor inspiratie voor je danslessen of ga je naar een dansvoorstelling, dan zijn dat uren dat jij aan jouw bedrijf werkt);
ontwikkeling van je diensten, producten, website etc.;
marketing, zoals het maken en onderhouden van je website, social media, etc. (maak jij posts op Instagram over jouw werk als dansdocent? Jup, dat zijn ook zakelijke uren!);
acquisitie, ofwel het opzoek gaan naar nieuwe opdrachten (solliciteren bij dansscholen dus);
netwerken (of dit nu een kopje koffie drinken is met een concullega of dat je naar een netwerkevent gaat, deze uren maak jij voor je bedrijf en zijn dus te noteren voor je bedrijf);
scholing (volg jij een cursus of ben jij een boek aan het lezen voor inspiratie voor je bedrijf, dan zijn dat uren dat jij aan jouw bedrijf werkt);
shoppen (oké, ik bedoel natuurlijk niet het shoppen voor een leuke outfit... Maar ga jij shoppen om inkopen te doen voor bijvoorbeeld inkoopproducten, kantoorartikelen of relatiegeschenken? Dan doe jij dit voor jouw bedrijf en mag jij die uren dat je dat aan het kopen bent dus in je administratie verwerken).

Let er wel op dat de meeste uren toetsbaar moeten zijn! Dus simpeler gezegd: je moet ze kunnen linken aan bijvoorbeeld de financiële cijfers van je administratie. Denk er daarom aan dat, als je inkopen hebt gedaan, de uren hiervoor te linken moeten zijn aan de bonnetjes. Of dat je werkzaamheden voor je opdrachtgever te linken zijn aan de verstuurde factuur.

Uiteraard zijn niet alle uren toetsbaar, zoals scrollen op Pinterest voor inspiratie voor dansspelletjes of een boek lezen om meer te weten te komen over de geschiedenis van dans en noem zo maar op. Daarom is het dus belangrijk dat je je uren noteert en op die manier kan verantwoorden.

Wanneer je netjes een urenregistratie bijhoudt door alle uren te noteren die je aan bovengenoemde activiteiten besteedt, is het eenvoudig om het urencriterium aan te tonen. Is het totaal van alle geregistreerde uren meer dan 1225? Dan voldoe je aan het urencriterium. Simpel.

Welke inzichten kan je uit je urenregistratie halen?

Naast het feit dat het verplicht is om je uren te noteren en te kunnen verantwoorden, is er nog een hele belangrijke reden waarom je dit wil doen. En dit is niet voor de Belastingdienst, maar voor jezelf (of eigenlijk voor jouw bedrijf)! Je kan namelijk vele inzichten halen uit de urenregistratie die je maakt, waardoor jij bijvoorbeeld efficiënter kan gaan werken, je tarief verhoogt, taken begint uit te besteden, etc.

Denk eens aan het aantal uren dat jij besteedt aan een bepaalde opdracht. Denk hierbij aan het eerste contactmoment met de opdrachtgever, de voorbereidingstijd, het uitvoeren van de werkzaamheden en het afronden van de opdracht (zoals de factuur sturen). Hoeveel uur is dat in totaal? En als je deze uren deelt door het bedrag wat je voor deze werkzaamheden krijgt. Op welk uurtarief kom jij dan uit?

Is dit uurtarief lager dan je had verwacht? Dan kan je twee dingen doen.

Je zorgt er de volgende keer voor dat je jouw uren optimaliseert, dus dat je minder uren hoeft te besteden, waardoor jouw daadwerkelijke uurtarief van die werkzaamheden wordt verhoogd.
Of je kan voor een volgende keer het bedrag wat je voor de werkzaamheden vraagt verhogen.

Dankzij inzicht in je uren kan je jouw uren optimaliseren en dus ook meer verdienen!!!

Ik zal je een concreet voorbeeld geven. Stel: je geeft dansles en je krijgt daar €40 per les voor. Je bereidt deze les elke week voor en daar doe je drie uur over per week. Dat betekent dat jij drie uur voorbereidingstijd hebt plus de dansles zelf en je moet twee keer een half uur reizen (half uur heen en een half uur terug). Dan kom je uit op vijf uur per week. Als je die €40 euro die je krijgt voor die ene les deelt door de 5 uur, betekent dit dat jij uitkomt op een uurtarief van €8 per uur.

Maar stel dat we de voorbereidingstijd gaan inkorten omdat jij je dansles niet elke week hoeft voor te bereiden. Je doet er dan maar drie uur over om je les van vier weken voor te bereiden… Dan komen we al uit op een ander rekensom en een ander uurtarief! De berekening wordt dan: 3 uur voorbereidingstijd + 4 danslessen in de maand + 4 uur reistijd = 11 uur per maand. Je uurtarief vermenigvuldigt ook met 4 (vanwege de vier lessen in de maand). Dus dat wordt €40 x 4 lessen = €160. De €160 delen we door 11 uur, wat een daadwerkelijk uurtarief maakt van €14,55.

Door deze inzichten en aanpassingen ben je minder tijd kwijt met het voorbereiden van je danslessen, houd je tijd over om meer lessen te geven, en verdien je daadwerkelijk meer. Het gezegde is niet voor niets ‘tijd is geld’.

Daarnaast kan je nog meer inzichten krijgen uit je urenoverzicht. Bijvoorbeeld door te zien aan welke werkzaamheden jij je uren besteedt en wat deze opleveren. Ben jij veel uren bezig met het maken en onderhouden van je website, maar krijg jij geen reacties of aanvragen vanuit je website? Dan zal je jouw werkzaamheden hiervoor moeten aanpassen! Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat je website beter bekeken wordt door dit op verschillende kanalen en onder je netwerk te promoten. Of je zal er minder tijd aan moeten besteden aangezien het je niet oplevert wat je wilt.

Of als je ergens anders heel veel uren aan besteedt die jou niet de omzet, tijdsbesparing, energie of voldoening oplevert, dan kan je ervoor kiezen om deze taken uit te besteden. Taken uitbesteden kan in het eerste opzicht geld kosten, maar daartegenover kan het je kostbare tijd en energie opleveren. En die tijd kan jij weer gebruiken voor het maken van meer uren die jou wél geld opleveren. Zo zijn er veel ondernemers die een gedeelte van hun administratie uitbesteden aan een boekhouder.

Hoe verwerk je dit in je administratie?

Maar hoe haal je die inzichten nu uit je urenregistratie? Voor de Belastingdienst maakt het niet uit hoe je de urenregistratie bijhoudt. Dat wil zeggen: je kan dit in een papieren agenda, online agenda, exceldocument of notitieboekje bijhouden. Het belangrijkste is dat je kan aantonen dat jij de uren hebt gemaakt. Daarnaast heb je verplichte punten die je moet noteren:

datum waarop de werkzaamheden verricht zijn;
begintijd, eindtijd en totale duur;
omschrijving van de werkzaamheden;
eventueel: klant of project (om dit te kunnen linken aan de factuur).

Om makkelijk inzichten uit je urenregistratie te halen, zou ik je aanraden om hier ook categorieën aan te koppelen: zoals ‘marketing’, ‘acquisitie’, ‘lesgeven’, ‘voorbereiden’, ‘administratie’, etc. Vooral wanneer je een smart exceldocument hebt, kun je in een oogopslag zien aan welke taken je meer tijd besteedt dan je zou willen. En dus waar de verbeterpunten liggen in jouw bedrijf.

Vind je het fijn om al je uren in een overzicht met Excel bij te houden, maar heb je geen zin of kennis van hoe je dit zelf in elkaar moet zetten? Dan heb ik de tool voor je! Namelijk de TIME TO GET IT DONE – TEMPLATE. Dit is een urenregistratie waarmee jij door middel van een geautomatiseerd en invulbaar template al jouw uren overzichtelijk en inzichtelijk kan bijhouden.

In dit template vul je gemakkelijk jouw gemaakte uren in, koppel je er een categorie aan (die je zelf ook mag aanpassen) en zie je door de geautomatiseerde acties hoeveel uren je per maand en in totaal aan een specifieke categorie hebt besteed. Hierdoor zie je ook nog eens in één opslag of je al voldoende uren hebt besteed om aan het urencriterium te kunnen voldoen en of je dus op schema loopt. En een leuke extra: het maakt het ook nog eens visueel zichtbaar met verschillende diagrammen.

Werk je liever niet met Excel, maar vind jij het fijn om een papieren agenda te gebruiken om jouw uren in te schrijven? Daar heb ik ook een oplossing voor, namelijk de BUSINESS GOAL PLANNER. De business goal planner is een agenda voor ondernemers. Met deze agenda kan jij nog meer inzicht krijgen in jouw bedrijf. Denk hierbij aan jouw uren, omzet, uitgaven, opdrachten en klanten etc. Dankzij die inzichten kun jij ook je doelen gaat stellen en gaan behalen.

View this post on Instagram

A post shared by Lola | Administratie expert (@administrationwithlola)

Daarnaast kun je, als je een Gmail-account hebt, ook je Google Agenda (Google Calendar) gebruiken om je uren bij te houden. Dus in plaats van dat je het gebruikt als een agenda om afspraken in te plannen, gebruik je het als een logboek voor al je gemaakte uren. Als je categorieën wilt bijhouden, kun je verschillende agenda’s aanmaken voor je administratie, acquisitie, marketing, declarabele uren, etc. Of maak een agenda per opdrachtgever. Vervolgens kun je jouw Google Calendar eenvoudig naar Excel converteren met de online tool Gtime report.

Dit exceldocument sla je natuurlijk ieder jaar op in je administratie (voor het geval de Belastingdienst je ooit komt controleren). Daarnaast is het ideaal omdat je zo snel inzicht krijgt in al je gemaakte uren en direct weet of je aan het urencriterium voldoet! Deze tool is voor mij persoonlijk echt een lifesaver. Het bespaart me zoveel tijd aangezien ik het gemakkelijk kan kopiëren naar het time to get it done - template, waardoor ik nog meer inzicht krijg.

Oh, en vergeet niet dat je deze overzichten zeven jaar moet bewaren… Zie ook mijn eerste blog: ‘Wat hoort er allemaal in je administratie? Lola weet raad!’

Do what feels good!

Wat voor de één een lifesaver kan zijn, kan voor de ander niet werken. Dus de laatste tip die ik je wil meegeven is: kijk naar wat voor jou werkt! Vind jij het fijn om met een online agenda te werken? Dan is de Gtime report wellicht wat voor jou. Ben jij gek op journallen en wil je jouw uren uitschrijven in een notitieboek en daar een heel kunstwerk van maken? Doe dat dan en kleur erop los. Zolang je urenadministratie maar aan de eisen van de Belastingdienst voldoet, ben je verder helemaal vrij om je uren bij te houden op een manier die bij jou past.

Bronnen

De Belastingdienst. (z.d.). Urencriterium. Geraadpleegd op 15 september 2021.
Leensma, W. (2021, 28 juni). De magische 1225 uur: alles over het urencriterium. Kvk.nl. Geraadpleegd op 15 september 2021.

ONDERNEMERSCHAP & MARKETING

Je bent dansdocent én je runt een dansschool. Je geniet enorm van de uren die je les staat te geven. Maar de leerlingenadministratie, het managen van personeel, de boekhouding, de schoonmaak, de mail en telefoon beantwoorden en alle andere bijkomende taken doe je er ook bij. Het is mogelijk om het jezelf makkelijker te maken en meer te genieten van alle aspecten van het runnen van de dansschool. Onze redacteur Ondernemerschap & Marketing helpt dansschoolhouders hun bedrijf te laten groeien en financieel gezond te laten zijn. Aan de hand van toegankelijke can-do tutorials leer je over alle praktische zaken waarmee dansschoolhouders te maken krijgen - en hoe jij daarin onderscheidend kan zijn!