ONDERNEMERSCHAP | Doe jij je administratie zelf? Dan breek je vast regelmatig je hoofd over al die regeltjes van de Belastingdienst. Daarom helpt Lola van Boxel je in dit artikel om de boel een stuk duidelijker te maken. Zodat je precies weet wat je zakelijk kunt aftrekken en je aan het einde van het jaar meer geld overhoudt. Deze tips zijn ook handig als je een boekhouder hebt, zodat je precies weet welke bonnetjes je goed moet bewaren!

Leuker kunnen we het niet maken… wel makkelijker!

In mijn vorige blog heb je kunnen lezen wat er allemaal in je administratie hoort, maar waarschijnlijk wil je ook weten hoe je zo min mogelijk belasting hoeft te betalen. Want zeg nou zelf, het is fijn om veel geld te verdienen, maar je wilt wel zo veel mogelijk in eigen zak steken... Toch?! In deze blog leg ik uit welke kosten je wel of niet zakelijk mag aftrekken en geef ik je tips over hoe jij minder belasting hoeft te betalen.

First things first… Je hebt twee verschillende soorten belastingen. Namelijk de btw (ofwel Belasting Toegevoegde Waarde) die je vier keer per jaar met de btw aangifte afdraagt, en de belasting die je één keer per jaar afdraagt (ofwel de inkomstenbelasting). Laten we met de eerste beginnen: de btw die op je zakelijke uitgaven zit. Die mag je ieder kwartaal aftrekken bij de btw aangifte. Maar welke uitgaven mag je zakelijk aftrekken?

De basisregel voor zakelijke uitgaven

De basisregel voor welke uitgaven je zakelijk mag aftrekken is eigenlijk heel simpel: kosten die je maakt voor je bedrijf, mag je zakelijk aftrekken. Nu kan ik jou natuurlijk een lijstje geven over welke uitgaven dat dan zijn, maar laten we er een leuke en leerzame quiz van maken!

Bekijk de lijst hieronder met voorbeelden van uitgaven en vink die items aan waarvan jij denkt dat ze meetellen als aftrekbare zakelijke kosten. Verderop in dit artikel kun je lezen wat de juiste antwoorden zijn.

Download Quiz als PDF

Heb je de quiz gedaan? Super leuk! Dan mag je nu naar het volgende level: de verdere uitleg van zakelijke uitgaven.

Zakelijke Kosten

Zoals ik al zei mag je uitgaven die je voor je bedrijf maakt, zakelijk aftrekken. Sommige kosten zijn voor de hand liggend, maar andere niet. Zorg er daarom voor dat jij je uitgaven/kosten kunt uitleggen. In juridische termen: je moet een verdedigbaar standpunt hebben. Sorry, ik kan het niet mooier laten klinken dat dat...

Als je iets koopt of bestelt voor je bedrijf, dan mag je hiervoor de btw van dat bonnetje terugvorderen tijdens de btw-aangifte. Het bedrag exclusief btw kun je dan aan het einde van het (fiscale) jaar bij de inkomstenbelasting nog een keer als kosten opvoeren.

Wel zijn er voorwaarden verbonden aan zakelijke kosten. Zo moet je rekening houden met de volgende regels:

Zakelijke kosten mag je helemaal aftrekken. (100% zakelijk is 100% zakelijk aftrekbaar)
Zakelijke kosten zijn kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van jouw werkzaamheden, zoals vakliteratuur.
Kosten met alleen een privékarakter mag je niet aftrekken. Je Netflix abonnement mag je dus niet zakelijk aftrekken, jammer he. Maar je Spotify abonnement daarentegen wel, aangezien er een grote kans is dat jij dit voor je danslessen gebruikt.
Van kosten die een zakelijk én privé karakter kunnen hebben, mag je alleen het zakelijk deel aftrekken. Denk hierbij aan je telefoonabonnement. Deze gebruik je zakelijk maar ook privé, dus kan je deze bijvoorbeeld 50% zakelijk aftrekken. Tenzij je twee telefoons hebt, natuurlijk, waarvan één zakelijk en één privé. Dan kun je het abonnement van je zakelijke telefoonnummer wel 100% aftrekken. Even checken: Welk antwoord had jij bij de quizvraag? Klopt het wat je dacht?

Let op: Voor dansdocenten is er nog een addertje onder het gras die velen helaas niet weten. Als je dansles geeft aan leerlingen onder de 21 jaar, dan is het btw tarief dat jij op je factuur zet: btw vrijgesteld. En stel jij wilt bijvoorbeeld een traktatie kopen voor de leerlingen van die specifieke dansles (voor je verjaardag of aan het einde van het seizoen), dan mag je de btw die op de bon staat helaas niet aftrekken. Dit komt omdat deze kosten onder jouw werkzaamheden van btw vrijgesteld vallen.

Ik snap dat dit misschien verwarrend is! Want dat zijn toch zakelijke kosten? De reden dat je in zo’n geval de btw niet mag terugvorderen is omdat jouw omzet van deze specifieke dansles vrijgesteld is van btw. Simpel gezegd: je mag geen btw terugvorderen, als je geen btw hebt betaald (over die werkzaamheden).

Maar stel je geeft die traktatie aan de groep die boven de 21 jaar is en waarbij jij op je factuur 21% btw factureert, dan mag je de btw van de kosten wel aftrekken. Het btw percentage van jouw werkzaamheden is dus leidend. Dit kun je hier op de website van de Belastingdienst nalezen.

Danskleding

Voordat we doorgaan naar nog meer belastingvoordelen en aftrekposten, wil ik je nog een regel uitleggen. Dit heeft namelijk te maken met werkkleding, in ons vak ook wel danskleding genoemd.

Weer even een incheckmometje, wat had jij als antwoord bij de quiz over danskleding?

Er zijn namelijk twee regels voor het zakelijk aftrekken van je werkkleding. Zo mag je kleding zakelijk aftrekken als het uitsluitend alleen voor je werk te dragen is. Dus let op: een leuk t-shirt van de H&M zakelijk aftrekken is niet mogelijk, aangezien je die ook in je vrije tijd kan dragen. I know, balen! Maar je mag het wel aftrekken als je logo er op staat. De minimale grote van je logo moet 70 cm2 zijn (en zichtbaar, dus niet aan de binnenkant.) Dus als jij je logo laat drukken op dat leuke shirtje van de h&m, dan mag je dat shirt en het laten bedrukken ervan, wel zakelijk aftrekken. :)

Wil je weten wat je nog meer zakelijk kunt aftrekken? Lees het na in het ‘overzicht van mogelijk aftrekbare zakelijke kosten’ op de website van de Belastingdienst.

Dan is het nu tijd om antwoorden op de quizvragen te onthullen. Even kijken hoeveel jij er goed had.

Zo min mogelijk belasting betalen

Nu je de vuistregels weet van zakelijke kosten, kan je al op jouw btw aangiftes belasting besparen. Maar hoe doe je dat voor de inkomstenbelasting? Bij de inkomstenbelasting betaal je belasting over jouw belastbaar inkomen. Dit belastbaar inkomen wordt berekend door verschillende aftrekposten van jouw winst af te halen.

omzet - kosten = winst

winst - aftrekposten = belastbaar inkomen

Je wilt dus eigenlijk zo min mogelijk winst maken! Dit doe je door zoveel mogelijk zakelijke kosten te maken, want omzet - kosten = winst. Vanuit je winst worden er verschillende aftrekposten toegepast, als je daarvoor in aanmerking komt. Hierdoor wordt je belastbaar inkomen lager, waardoor je minder belasting gaat betalen.

En don’t worry, deze aftrekposten hoef je niet zelf door te berekenen, dat doet de inkomstenbelasting vanzelf als je bij de aangifte inkomstenbelasting op bepaalde vragen ‘ja’ of ‘nee’ aanklikt. Je hebt de zelfstandigen aftrek, startersaftrek, mkb-winstvrijstelling en (een hele interessante) de KIA. Ik zal ze even toelichten.

Zelfstandigenaftrek: Het bekendste belastingvoordeel voor zzp'ers is de zelfstandigenaftrek. Om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek 2020 moet je aan drie voorwaarden voldoen:

Ondernemer zijn voor de inkomstenbelasting (Je kan van te voren de Ondernemerscheck doen, om er achter te komen of je als ondernemer volgens de inkomstenbelasting wordt gezien.)
Aan het urencriterium voldoen (1225 uur per jaar aan je bedrijf hebben besteed)
AOW-leeftijd: je hebt nog niet de AOW-leeftijd bereikt.

Startersaftrek: Startende ondernemers mogen na hun inschrijving bij de Kamer van Koophandel tijdens de eerste vijf jaar van hun onderneming drie keer een extra bedrag van hun winst aftrekken. Deze aftrekpost is een verhoging van de zelfstandigenaftrek. Tip: Soms is het verstandig om nog niet gelijk in je eerste jaar als ondernemer de startersaftrek toe te passen, omdat je wellicht in de komende jaren meer winst gaat maken en je in het eerste jaar vaak ook nog eens veel meer investeert, waardoor je belastbare winst in het eerste jaar al lager ligt dan in de komende jaren. Om in aanmerking te komen voor de startersaftrek in 2020 moet je aan de volgende drie voorwaarden voldoen:

Je hebt recht op zelfstandigenaftrek.
Je bent in één (of meer) van de vijf voorgaande kalenderjaren geen ondernemer geweest.
Je hebt in deze periode niet vaker dan twee keer de zelfstandigenaftrek toegepast.

MKB-winstvrijstelling: Als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting heb je recht op mkb-winstvrijstelling. Ook als je niet voldoet aan het urencriterium! Eerst gaat de zelfstandigen- en startersaftrek van de winst af. Van de winst die daarna overblijft wordt er nog eens 14% afgehaald, dat is de mkb- winstvrijstelling. Deze aftrekpost verlaagt dus je winst, zodat je uiteindelijk minder belasting hoeft te betalen.

Kleinschaligsheidsinvesteringsaftrek (KIA): Daarnaast is de KIA een hele interessante: de Kleinschaligheidsinvesteringaftrek. Dit is een aftrekpost voor als jij meer dan €2401 in een jaar aan bedrijfsmiddelen aanschaft (tastbare spullen die meer dan €450 exclusief btw kosten en langer dan een jaar meegaan). Dan krijg je 28% belastingvoordeel, waardoor je 28% minder belasting betaald door deze investeringen. Dat is toch leuk meegenomen als jij in één jaar een laptop, telefoon, muziekbox en camera aanschaft! Of denk aan spiegels, dansvloer en een barre voor in de danszaal.

En dan heb ik nog een tip voor je hoe jij kosten kan opvoeren, zonder deze bijvoorbeeld te maken. Ik hoor je al denken: huh? Hoe dan?

Reiskosten en kilometers

Ga jij met jouw privé- auto of fiets naar de dansschool of een optreden of iets dergelijks? Wist jij dat je deze reis dan zakelijk mag aftrekken? Ja, ook als je met de fiets gaat! Zo kan je je OV-kosten als een bonnetje zakelijk aftrekken, waarbij je de btw bij de btw aangifte terugvordert en het overige bedrag als zakelijke uitgaven noteert bij de inkomstenbelasting. En als je met de fiets of auto gaat, mag je €0,19 per kilometer als kosten aftrekken Hier zit geen btw op, dus de reiskosten van fiets of auto horen niet bij de btw aangifte thuis, maar wel bij de inkomstenbelasting.

Als je met de auto gaat, is het natuurlijk gebruikelijk dat jij dit vergoed krijgt, dus zet je dit op je factuur. Maar let op, even terug naar dat stukje van je belastbaar inkomen... Je omzet wordt hoger door de kosten die je factureert! Dus daarom mag je die kosten ook zelf nog eens aftrekken. Krijg jij de kilometers niet vergoed? Dan mag je ze nog steeds zelf zakelijk aftrekken. Een voorwaarde is wel dat je een kilometerregistratie bijhoudt met onder meer je vertrek- en aankomstadressen, precieze routes en gemaakte kilometers.

Ik heb al zoveel verhalen gehoord van ondernemers die dit niet wisten en daardoor geld voorbij lieten gaan. Zo zonde!! En hoewel 0,19 cent per kilometer niet zoveel klinkt, kan het toch tot een aardig leuk bedrag uitkomen, wat je als vermindering krijgt op je winstberekening. Zo heb ik persoonlijk (terwijl al mijn vaste opdrachtgevers binnen een straal van ongeveer 5 kilometer zitten) zo gemiddeld elk jaar rond de €250 euro aan belastingen bespaard.

Tip voor het bijhouden en van jouw reiskosten- en rittenadministratie: Zoals je al hebt gelezen moet jouw gemaakte reizen en kilometers verwerken in je administratie. Maar hoe houd je dit bij? Hiervoor heb ik een handige tool voor jou, namelijk de LEAVE A SPARKLE WHEREVER YOU GO – TEMPLATE. In dit template kan jij gemakkelijk jouw reiskosten en ritten van zowel kilometers als OV-reizen in verwerken.

‘Al die regels... Ik raak het overzicht kwijt!’

Wilde je al bijna stoppen met lezen na al die regels en wetten? Ik snap je, het is ook veel informatie. Misschien denk je nu wel: hoe houdt je het overzichtelijk? Daar wil ik je nog een tip voor meegeven: neem een zakelijke rekening!

Hoewel er geen wettelijke verplichting is om als (startende) ondernemer een zakelijke rekening te openen, is het toch verstandig om de zakelijke en privé-uitgaven te scheiden, omdat je anders tegen een aantal belangrijke knelpunten kunt aanlopen. Ik kan je uit ervaring vertellen dat dit echt nodig is! Ik heb al vele klanten gehad die eerst geen zakelijke rekening hadden, waardoor zij (en ik!) heel veel tijd en energie kwijt waren met het uitzoeken van de administratie.

Het voordeel van een zakelijke rekening is dat het overzichtelijker is, jouw zakelijke en private geldstromen gescheiden blijven. Daarbij straalt het ook nog eens professionaliteit uit naar je klanten, want de naam van je zakelijke rekening is je bedrijfsnaam en dat oogt natuurlijk beter. En ja, de kosten van je zakelijke rekening mag je ook zakelijk aftrekken!!!

Ik hoop dat je wat kennis en tips hebt kunnen halen uit deze blog, waardoor je natuurlijk minder belasting kan gaan betalen de volgende keer!

Succes en tot de volgende blog! Lola.

ONDERNEMERSCHAP & MARKETING

Je bent dansdocent én je runt een dansschool. Je geniet enorm van de uren die je les staat te geven. Maar de leerlingenadministratie, het managen van personeel, de boekhouding, de schoonmaak, de mail en telefoon beantwoorden en alle andere bijkomende taken doe je er ook bij. Het is mogelijk om het jezelf makkelijker te maken en meer te genieten van alle aspecten van het runnen van de dansschool. Onze redacteur Ondernemerschap & Marketing helpt dansschoolhouders hun bedrijf te laten groeien en financieel gezond te laten zijn. Aan de hand van toegankelijke can-do tutorials leer je over alle praktische zaken waarmee dansschoolhouders te maken krijgen - en hoe jij daarin onderscheidend kan zijn!