Wat hoort er allemaal in je administratie? Lola weet raad!
Onze nieuwe redacteur: danseres en ‘boekhouder’ Lola van Boxel. Het is haar missie om administratie begrijpelijk en leuk te maken. Dat doet ze met veel kleur, goede tips en een flinke dosis positiviteit. We like! Volg haar op Instagram: Administration with Lola
ONDERNEMERSCHAP | Heb jij ook zo’n hekel aan het doen van je administratie? De meeste dansdocenten wel. Zonde, vindt danseres en administrateur Lola van Boxel. Daarom gaat zij je helpen grip te krijgen op je administratie. Zodat jij het net zo leuk gaat vinden als zij. Zo ziet Lola haar administratie als haar rustmomentje. In haar eerste blog legt ze uit wat je bij moet houden en waarom. Ben jij ready om je administratie leuker te maken?
Heb jij een hekel aan administratie? Ik niet!
Jij hebt van jouw droom of hobby je werk gemaakt. Jij wordt blij van danslessen geven, alleen zit je waarschijnlijk niet te wachten op al die administratie. De meeste dansdocenten hebben daar namelijk een enorme hekel aan! Om je op weg te helpen ga ik, Lola van Administration with Lola, jou alle tips en tricks geven om jouw administratie overzichtelijk en begrijpelijk kan maken. En leuk kan gaan vinden! Net zoals ik.
In deze blog neem ik je mee in wat er allemaal in jouw administratie hoort. Als jij namelijk staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, word jij gezien als ondernemer en moet jij dus verplicht jouw administratie bijhouden. Nu zal je misschien denken ‘ach ik geef mijn administratie aan mijn boekhouder’. Die gedachte snap ik, maar er zijn taken die je niet kunt uitbesteden. Bovendien is jouw boekhouder niet verantwoordelijk voor jouw gehele administratie. Dat ben jij! Maar ik wil je vooral meenemen in de o zo mooie wereld van administratie. Want administratie doen kan ook leuk en zelfs leerzaam zijn.
Zelf ben ik van origine Professioneel Allround Dans Artiest. Zo’n vijf jaar geleden afgestudeerd aan het Albeda college en al zes jaar ondernemer. Ik heb op de mooiste podia gestaan, met de leukste artiesten mogen werken en ik sta daarnaast nog steeds wekelijks met mijn dansleerlingen in de (online) dansles. Ik heb van mijn hobby en droom mijn werk mogen maken, en toch ben ik stiekem verliefd geworden op administratie. Daarom ben ik in in mei 2019 mijn tweede bedrijf gestart, waar ik ondernemers help met het overzichtelijk en begrijpelijk maken van hun administratie. Ik mocht hier ook over vertellen in de VIVA, zo ontdekte Dansdocent.nu mij!
Wat ik zo leuk vind aan administratie is dat wat ik doe precies terug te zien is in mijn administratie. Als ik veel heb gewerkt, is dat terug te zien op mijn bankrekening en dus ook in mijn administratie. Ook geeft het mij grip op mijn werkzaamheden. Hierdoor voel ik mijn kalm en in control. En dáár word ik blij van! Mijn inzichten ga ik je in de komende blogs laten zien. Begin je er al een beetje zin in te krijgen? Ok, lets go! :)
Wat moet en wil jij als ondernemer bijhouden in jouw administratie?
Als ondernemer moet je van de Belastingdienst verschillende gegevens in je administratie bijhouden. Zoals:
Verzonden facturen, ofwel de facturen waardoor jij je moneys krijgt! Deze moet je bewaren in verband met je btw-administratie en de aangifte inkomstenbelasting.
Bonnetjes en ontvangen facturen (denk hierbij aan kantoorartikelen van de Hema, of een dansboek van Bol.com). Ook deze moet je bewaren in verband met je btw-administratie en de aangifte inkomstenbelasting.
Bankafschriften. Het klinkt misschien suf, maar ook deze moet je bijhouden in je administratie, voor het geval de Belastingdienst ooit op controle komt. Die kans is klein, maar toch... Zorg er dus voor dat je jouw bankafschriften download als pdf en in je administratie verwerkt. Dit is namelijk nodig omdat alles in je administratie moet kunnen linken met elkaar. Heb jij een factuur verstuurd? Dan moet dit te linken zijn aan het bedrag wat je op je zakelijke rekening hebt ontvangen!
Overzicht reiskosten met ov, en een rittenregistratie als je met de auto of fiets kilometers maakt. Hierdoor kan je namelijk gebruik maken van een handige aftrekpost met de inkomstenbelasting!
Agenda, ofwel een urenoverzicht. Als ondernemer moet jij namelijk kunnen aantonen welke uren jij maakt voor jouw bedrijf en welke uren te linken zijn aan je facturen. Daarnaast is het ook belangrijk om te kijken naar hoeveel uur jij maakt voor je bedrijf en waaraan je die uren besteedt. In een volgende blog leg ik je precies uit hoe jij je uren overzichtelijk en makkelijk kan bijhouden, wat hierbij komt kijken én ga ik je ook tips geven over hoe jij uit je urenoverzicht belangrijke inzichten kan halen.
Daarnaast zijn er een aantal zaken die je wilt bijhouden. Niet omdat het moet van de Belastingdienst, maar omdat het verstandig is. Zoals:
Contracten en overeenkomsten. Zoals waivers van portretrecht wanneer je je leerlingen op de foto hebt gezet. Of overeenkomsten die je met andere dansscholen en dansdocenten afsluit.
Belangrijke correspondenties of conversaties. Dit zijn bijvoorbeeld mails waar afspraken in staan die niet in een contract of overeenkomst staan. Dit wil je goed bewaren, want ook een e-mail is ‘zwart-op-wit’. Hier kan je een pdf bestand van maken en in je administratie toevoegen.
De 7 jaar bewaarplicht
Al deze gegevens moet je zeven jaar bewaren zodat jij jouw administratie en dus jouw bedrijfsvoering kan toelichten als de belastingdienst daarnaar vraagt. Het kan namelijk voorkomen dat de Belastingdienst bij jou langs wilt komen, waarbij jij heel de administratie moet laten zien en kunnen verantwoorden.
Let op: Alle gegevens bewaar je in de originele vorm. Daarnaast mag je deze gegevens allemaal digitaliseren, zodat het allemaal op één plek staat en overzichtelijk is. Digitale bonnen hoef je dus niet (meer) uit te printen! Maar papieren bonnetjes moet je wel inscannen, omdat de inkt van een bonnetje naar verloop van tijd vervaagt!
Het papierwerk bewaren in de welbekende schoenendoos mag ook, maar ik zou je aanraden om ook alle bestanden online te verzamelen in geordende mappen. Want je begrijpt hopelijk wel dat de belastingdienst, een boekhouder en jij zelf niet zo heel blij van wordt van zo’n doos vol bonnetjes. Daarnaast zorgt dit niet voor overzicht, maar voor chaos - en dát willen we niet!
Dat doet me gelijk denken aan een aflevering van Chateau Meiland, waar de familieleden de schoenendoos te voren hadden gehaald en netjes op tafel hadden gelegd. Dat zag er al goed uit, maar toen... De deur ging open en door de wind vlogen al deze bonnetjes door heel de kamer! Je had hun hoofden moeten zien, he-le-maal in paniek. Ik moest er persoonlijk wel om lachen, omdat dit weer liet zien dat de schoenendoos niet altijd een juiste oplossing is.
Het is dus verplicht om allemaal gegevens en bestanden bij te houden in je administratie. Daarnaast moet JIJ dus ook al die bestanden zeven jaar lang bewaren. Ook wanneer je een boekhouder hebt, ben jij verantwoordelijk voor deze bewaarplicht. Daarom is het belangrijk om dit gelijk aan te pakken en het goed te structureren. Dat doe je zo…
Administratie verzamelen in mappen
Ken je de gezegde van “Een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd”? Zo is dat ook met je administratie. Het hoeft geen chaotische schoenendoos te zijn, maar een structuur waardoor jouw administratie opgeruimd en overzichtelijk is (voor je boekhouder)- en ook inzichtelijk wordt voor jouzelf.
Alle administratieve gegevens en bestanden kan je gemakkelijk bijhouden in een map op je computer, of in een fysieke map. Zorg er wel voor dat alle gegevens compleet zijn en op één plek te vinden zijn. Daarnaast zou ik je aanraden om na elke kwartaalaangifte een backup van je administratie op een externe harde schijf. De kosten voor die externe harde schijf mag je dus ook zakelijk aftrekken!
Daarom deel ik graag mijn mappenstructuur met jou, zodat jij dit gewoon gelijk kan overnemen en het wiel niet zelf opnieuw hoeft uit te vinden.
So here it is, mijn mappen structuur:
Maak een map van je bedrijf en maak hier in meerdere mappen aan:
Opstart bedrijf (inschrijving KvK, contracten, etc.)
Per jaar een map, dus bijvoorbeeld ‘administratie 2021’
4 mappen per kwartaal met daarin de volgende mappen:
Inkomsten: Verstuurde Facturen
Uitgaven: Bonnen en ontvangen facturen
Bankafschriften
Map voor je belastingaangiftes, zoals overzichten van de btw-aangiftes en de inkomstenbelasting.
Belangrijke overige bestanden die niet bij de opstart van je bedrijf horen zoals: portfolio, cv, eenmalige overeenkomsten per opdracht, etc.
In de map ‘opstart bedrijf’ zet je alle bestanden die je hebt voor het opstarten van je bedrijf. Denk hierbij aan je handelsregister van de Kamer van Koophandel, aanvraag van je zakelijke rekening en creditcard, en contracten met opdrachtgevers.
In de map van je administratie is het verstandig om per kwartaal mappen aan te maken, waardoor je precies kan bijhouden welke bestanden en gegevens je per kwartaal hebt en of deze dus ook kloppen. Zo kan je makkelijk controleren of al je verstuurde facturen, ontvangen facturen en bonnetjes en bankafschriften compleet zijn. Zo kan je je kwartaaladministratie (de btw aangifte) makkelijk controleren en afsluiten. Hoe fijn is dat?! Dat je na het kwartaal er niet meer naar om hoeft te kijken!
Daarnaast is het ook handig én verstandig om nog een map aan te maken voor overige bestanden en gegevens, zoals hierboven al benoemd, zodat alle gegevens en bestanden van jouw bedrijf op één plek staan. Denk bijvoorbeeld aan je cv’s, portfolio’s en referenties van opdrachtgevers.
Tip: benoem al je bestanden zodat ze makkelijk terug te vinden zijn. Als je namelijk een foto maakt van je bonnetje, zal deze in je bestanden een code krijgen als bestandsnaam. Pas deze aan door te benoemen om wat het gaat. Bijvoorbeeld: Bon Hema 21-01-2021. Of bij een verstuurde factuur: Factuur ‘factuurnummer’ – ‘jouw bedrijfsnaam’ – ‘ontvanger’.
Een goed begin is het halve werk! Het kost wellicht even wat energie en tijd om deze mappenstructuur aan te maken, maar het gaat je in verloop van tijd steeds meer tijd opleveren. I promise!
Wanneer houdt je je administratie bij?
Laten we weer even dat beeld voor ons halen van de schoenendoos met alle bonnetjes. Denk jij dat je daar blij van zou worden? Ik hoop het in ieder geval niet. Daarom is het verstandig om je administratie regelmatig bij te werken. Dit zorgt voor overzicht, rust en tijd. Doordat jij het regelmatig bijhoudt, zal je er minder tijd mee kwijt zijn als wanneer je het aan het einde van het kwartaal nog allemaal bij elkaar moet rapen en moet verwerken. Hoe chill klinkt dat? Not!
Daarnaast zorgt het ook voor een overzichtelijke en inzichtelijke administratie. Door er vaker mee bezig te zijn, krijg je sneller het overzicht en daardoor meer inzicht in wat je inkomsten, uitgaven en (declarabele) uren zijn. Hierdoor kan je makkelijker beslissingen maken waardoor je in de toekomst nog meer geld gaat verdienen. En wie wil dat nou niet?
Facturen verwerken
Daarom zou ik je graag willen aanraden om eens in de week of twee weken je administratie bij te houden. Denk hierbij aan foto’s maken van je bonnetjes en deze in je administratie verwerken, je facturen sturen, ontvangen facturen betalen en nog enkele van deze kleine taakjes. Er zijn namelijk soms facturen die binnen 14 dagen betaald moeten worden worden!
Dus als je er nog geen gewoonte van hebt gemaakt om facturen te betalen zodra ze binnenkomen, zorg er dan voor dat je daar op tijd een moment voor neemt zodat je niet tot nare verrassingen komt te staan, zoals betalingsherinneringen en vervelende mailtjes of belletjes. Jij vindt het toch ook fijn wanneer jij op tijd betaald wordt?
Uren bijhouden en noteren
Ik zou je aanraden om je uren wel dagelijks bij te houden. Dit kan je gemakkelijk door na elke dag even terug te blikken en uit te schrijven of typen wat je die dag hebt gedaan. Dit duurt waarschijnlijk maar een paar minuten.
Stel je doet dit niet dagelijks, maar aan het einde van de week of zelfs maand, dan durf ik er bijna op te wedden dat jij er langer mee bezig bent dan die paar minuten. Want kan jij je nu herinneren wat jij drie weken geleden op een dinsdag hebt gedaan? Dat is even denken hè. Je zal dit waarschijnlijk moeten opzoeken in je agenda, foto’s of WhatsApp berichtjes, en dat zal langer duren dan die paar minuten.Dus ook weer een tip voor jou: houdt je uren dagelijks bij!
Ik heb al vele bezorgde ondernemers aan mijn deur gehad waarbij ze een brief hadden ontvangen waarin ze hun urenoverzicht moesten aanleveren, terwijl ze dit niet hadden. Op dat moment moesten ze van maanden terug alle uren met terugwerkende kracht gaan terughalen en noteren. Ik kan je vertellen dat ze daar niet blij van werden en dat het ze heel veel dagen hebben gekost om dat allemaal op te zoeken en te noteren. Daarom wil je dit voorkomen door op het einde van je dag je uren te noteren.
Administratie controleren
Zorg er ook aan het einde van de maand voor dat je even een momentje inplant om je administratie te controleren of het compleet en op orde is. Zo kun jij na elke maand, jouw maand-administratie afronden en voila, je hebt er daarna geen kijk meer naar.
En ik begrijp dat niet iedereen zo’n controlfreak is als ik. Maar gelukkig heeft het me vaak tijd en geld opgeleverd, en dat wil jij hopelijk ook!
Zo doet Lola het!
Ik zal je in het kort mijn administratie planning laten zien, met wat ik dagelijks, wekelijks, maandelijks en elk kwartaal doe:
Dagelijks:
uren noteren
Wekelijks:
facturen versturen en in administratie verwerken
ontvangen facturen en bonnetjes in administratie verwerken
gemaakte kilometers noteren (wist je namelijk dat je de gereden kilometers mag aftrekken? Daar kan je meer over lezen in de volgende blog)
bankrekening checken of de facturen op tijd uitbetaald zijn. Zijn facturen verlopen, dan kan ik gelijk aan de bel trekken en contact opnemen met de persoon of bedrijf waarna ik de factuur heb verstuurd.
Om de twee weken:
cashflow verdelen. Ik maak namelijk gebruik van de Profit First methode, Zo verdeel ik mijn geld wat ik heb ontvangen, naar verschillende potjes zoals: winstpotje, kostenpotje, salaris eigenaren potje, btw en belastingen potje. Dit zorgt ervoor dat ik altijd genoeg geld opzij zet voor verschillende doelen. Grootste voordeel hiervan is dat ik niet hoef te stressen of ik genoeg geld opzij heb staan voor de belastingen aangiftes.
Maandelijks:
administratie controleren op missende bestanden of gegevens. Dit moment vind ik altijd heel fijn omdat ik bij elk onderwerp een vinkje kan zetten en ik mijn maand administratie heerlijk kan afronden.
Elk kwartaal:
De btw aangifte doen
Mezelf trakteren op iets lekkers. Want je administratie en de btw aangifte mag een feestje zijn!
You got this!
In een volgende blog ga ik je meer vertellen over wat je zakelijk kan aftrekken (en helaas ook wat niet). Voor nu hoop ik dat je veel motivatie en tips hebt opgedaan en dat jij ook aan de slag kan met het structureren, ordenen en overzichtelijk maken van je administratie. Hoeveel tijd kost het om een paar mappen aan te maken op je laptop? Niet zo lang toch? Dus... let’s go, you got this!
Heb je vragen? Stel ze hieronder in de opmerkingen!
ONDERNEMERSCHAP & MARKETING
Je bent dansdocent én je runt een dansschool. Je geniet enorm van de uren die je les staat te geven. Maar de leerlingenadministratie, het managen van personeel, de boekhouding, de schoonmaak, de mail en telefoon beantwoorden en alle andere bijkomende taken doe je er ook bij. Het is mogelijk om het jezelf makkelijker te maken en meer te genieten van alle aspecten van het runnen van de dansschool. Onze redacteur Ondernemerschap & Marketing helpt dansschoolhouders hun bedrijf te laten groeien en financieel gezond te laten zijn. Aan de hand van toegankelijke can-do tutorials leer je over alle praktische zaken waarmee dansschoolhouders te maken krijgen - en hoe jij daarin onderscheidend kan zijn!
Lola van Boxel
Lola van Boxel is redacteur Ondernemerschap. Ze studeerde in 2016 af aan het Albeda Dans College, waar ze opgeleid werd als Professioneel Allround Dans Artiest. Daarna danste ze met vele bekende artiesten en op grote podia. Lola geeft ook danslessen. Noem Lola maar een duizendpoot of een bezig bijtje, want naast haar werk als uitvoerend danseres en dansdocent studeerde ze ook boekhouding. In 2019 heeft ze haar tweede bedrijf opgezet: Administration with Lola. Het is haar missie om administratie begrijpelijk en leuk te maken. Voor Dansdocent.nu deelt ze haar geheimen, visie en tips over ondernemerschap en administratie.