Boekhouding #2: Leuker kunnen we het niet maken…

Dansdocent Rimke Saan. Fotograaf: Jacqueline de Kuijper

YOUNG DANCE PROFESSIONAL | Krijg jij ook stressvlekken van je boekhouding? Rimke Saan is sinds kort zelfstandig ondernemer. Zij heeft tijdens haar dansopleiding wel over boekhouding geleerd, maar voelde zich bij haar afstuderen totaal niet bekwaam. Stress alom. Na een jaar ondernemen heeft ze inmiddels een aantal tips & tricks ontdekt die het een stuk makkelijker maken. Lees dit artikel om van haar beginnersfouten te leren! Boekhouding: leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.

Uren bijhouden?

Begin januari. De feestdagen zijn over. Klaar voor een nieuw begin. Nieuwe danslessen, nieuwe ideeën, nieuwe energie. Maar eerst moet er nog iets worden afgehandeld. De jaaraangifte inkomstenbelasting van 2019. Als ik ergens stress van krijg, dan is het daarvan. Gelukkig heb ik afgelopen jaar geïnvesteerd in een boekhouder en hoef ik het niet allemaal zelf te doen. Ik upload een paar bestanden en dan…

Boekhouder-app: “Heb je meer dan 1225 uren aan je onderneming besteed?”

Oeps. Had ik dit bij moeten houden? Ik wist natuurlijk allang dat ik een urenschema van mijn werkzaamheden bij moest houden. Maar een agenda leek me goed genoeg. Als er dan controle komt, dan laat ik ze daar gewoon in kijken. Die 1225 uur, helemaal over het hoofd gezien. Maar wat is nou 1225 uur?

Ik: “Ja.” Vast wel toch?

Vol zelfvertrouwen stuur ik alles op. Toch blijft het knagen. Het voelt alsof ik veel heb gewerkt, maar ik werk eigenlijk pas vier maanden full time. Met mijn minimale excel-skills maak ik toch maar een grof overzicht van mijn uren van het afgelopen jaar. Ruim genomen kom ik nog niet eens in de buurt van de duizend uren. Oeps, heb ik nu fraude gepleegd?

In paniek mail ik mijn boekhouder dat ik ‘een foutje’ heb gemaakt. Ik hoop dat de belastingdienst me niet opspoort en ik een of andere enge boete krijg. Gelukkig krijg ik de volgende dag al een mailtje. Het is al voor me aangepast. Opluchting!

Misschien moet ik dit in 2020 toch maar gaan bijhouden….

Musiconomie

Tijdens mijn studie heb ik het vak ‘musiconomie’ gehad. Ik vond dit een heel normaal woord, maar blijkbaar bestaat dit woord niet in de Nederlandse taal. Musiconomie is de titel van een boek over ondernemen voor musici en artiesten. Wij kregen dit tijdens de opleiding als vak aangeboden, want muziekonderwijs heeft redelijk wat overeenkomsten met dansonderwijs. Dit vak was dus handig, maar ik heb daar lang niet genoeg geleerd om het nu direct perfect te kunnen doen. Zeker omdat er in de danswereld allemaal vreemde regels gelden.

En ik ben echt niet de enige die moeite heeft om alles uit te vogelen! Veel dansdocenten met wie ik praat krijgen stressvlekken als boekhouding onderwerp van gesprek wordt. In een eerder artikel had ik het al over btw rekenen over danslessen. In deze blog vertel ik je mijn ervaringen met boekhouding. Wat moet je, zoals ik, vooral niet vergeten?

Tip 1 | Schrijf je in bij de kamer van Koophandel

Moet je je inschrijven bij de Kamer van Koophandel? Toen ik net begon met werken heb ik een jaar lang facturen gestuurd, zonder ingeschreven te staan. Met het oog op afstuderen heb ik me in het vierde jaar van mijn studie toch maar ingeschreven. Om toch zeker te zijn dat ik niet illegaal bezig was. De eisen wist ik eerlijk gezegd niet. Ik heb ze daarom even opgezocht op de website van de Kamer van Koophandel.

Wanneer schrijf ik me in bij de KvK?

Als je goederen en/of diensten levert. (Dansles geven is een dienst.)
Je vraag hier meer dan een symbolische vergoeding voor. Je factureert de kosten en het uurtarief.
Je neemt deel aan het economische verkeer. Je werk dus voor klanten en niet alleen voor familie/kennissen.

Als je dit zo leest, lijkt inschrijven dus noodzakelijk voor dansdocenten. Veel dansscholen of -organisaties vragen ook naar mijn KvK-nummer of hebben als vereiste dat ik ingeschreven sta. Inschrijven is bij een serieuze baan als dansdocent dus stap 1.

Tip 2 | Betaal (geen?) belasting

Als je eenmaal staat ingeschreven bij de KvK ben je wel of geen ondernemer voor de btw. Er is sinds dit jaar een nieuwe regel, om het allemaal nog wat makkelijker te maken… Not!

Met de nieuwe kleineondernemersregeling (KOR) kun je namelijk kiezen voor een vrijstelling voor de btw. Je mag voor deze vrijstelling niet meer dan 20.000 omzet in een kalenderjaar hebben. Ik ga daar in dit artikel niet al teveel over uitweiden. Meer informatie vindt je namelijk hier in dit nieuwsbericht op Dansdocent.nu.

Tip 3 | Houd je uren bij!

Uren bijhouden is zoals ik al vertelde een must. Niet alleen om geen fraude te plegen als je moet invullen of je 1225 uren hebt gewerkt, maar om in aanmerking te komen voor aftrekposten. Gewerkte uren zijn zowel lessen die je geeft als de muziek zoeken, oefeningen maken, op zoek naar materiaal en noem maar op. Ook de uren die je besteed aan het doen van je boekhouding tellen mee!

Als je in een kalenderjaar minimaal 1225 uren in je onderneming hebt gestoken kom je in aanmerking voor volgende aftrekposten:

Zelfstandigenaftrek:Als je 1225 uur of meer aan je onderneming hebt besteed mag je € 7.030 van je gemaakte winst aftrekken.
Startersaftrek:Bij het behaalde urencriterium van 1225 uur mag je in de eerste vijf jaar van je onderneming maximaal 3 keer gebruik maken van de startersaftrek. Je mag dan € 2.123 van je winst aftrekken.
Mkb-winstvrijstellingAls je winst maakt met je onderneming mag je ook nog eens 14% van de winst aftrekken, zodat je minder belasting hoeft te betalen!

Een uitgebreidere beschrijving van beide aftrekposten kun je hier vinden.

Om mijn gemaakte uren in 2020 bij te houden heb ik een Excel bestandje gemaakt met alle dagen van het jaar erin. Daarnaast schrijf ik wat ik heb gedaan, hoe lang ik erover deed, mijn reistijd en mijn voorbereidingstijd. Ik laat Excel voor mij uitrekenen hoeveel uren ik dan in totaal gewerkt heb. Ik zit nu al bijna op 200 uur!

Tip 4 | Pas op bij het nummeren van je facturen

Als je eenmaal staat ingeschreven, moet je facturen sturen voor je diensten. Facturen maken vind ik vooral heel leuk. Het voelt heel officieel om mijn uurtarief op papier te zetten.

Als je voor het eerst een factuur moet maken, is dat niet heel lastig. Er staan prima voorbeelden online en als je de juiste gegevens erop zet, ben je al snel klaar. Een factuur nummeren leek me ook niet zo’n probleem...

Ik wist dat de nummers moesten oplopen in chronologische volgorde. Gewoon 1, 2, 3.. en zo door. Toch? Ik kreeg de tip dat het handiger is om het jaartal voor het nummer te zetten. Dan kan je over de jaren heen heel goed zien welke facturen je hebt verstuurd. Dit leek me een topidee. Vrolijk verstuurde ik toen factuur 20181. Een aantal facturen later werd dat 201810. Later besefte ik me dat ik negen facturen later een factuur stuur van 181.629 getallen verder.

Laat daarom tussen het jaartal en het nummer een paar nullen staan, afhankelijk van hoeveel factuur je in een jaar verstuurd. Je krijgt dan 2020001, 2020002, …, 2020010, enz.

Tip 5 | Neem een boekhouder

Volgens mij is de boekhouding als dansdocent prima zelf bij te houden. Ik heb dit het eerste jaar gedaan. Toch zat ik aan het einde van het jaar met mijn vader op mijn oude slaapkamer achter de computer, omdat ik mijn jaaraangifte niet zelf durfde te doen.

Het bureau lag bedolven onder al mijn geprinte facturen, die ik in plastic mapjes had gepropt. Ik labelde die met geel of rood tape om te zien of ze betaald of onbetaald waren. Vervolgens vergat ik dit om te wisselen zodra er een factuur betaald werd. Woops. We hebben uren lang overzichten gemaakt op Excel en steeds misten we ergens geld.

Uiteindelijk is het gelukt, maar ik ben blij dat ik mezelf dit jaar die stress heb gespaard door een boekhouder in te huren. Het is fijn dat iemand kan controleren of je facturen kloppen en meteen je belastingaangifte doet. Mijn boekhouder gaat samen met een systeem waar ik meteen al mijn facturen en uitgaven in kan zetten en die de omzet en winst automatisch voor me berekent. Easy peasy!

Dus, helpen mijn tips niet bij het verlagen van je stressniveau… neem dan net zoals ik een boekhouder!

Tip 6 | Zet alles op kosten van de zaak!

Verder geeft de boekhouder mij tips welke uitgaven ik als zakelijke kosten mag rekenen. Deze kosten worden afgetrokken van je inkomsten. Het eerste wat mijn boekhouder zei was: “Geef zoveel mogelijk geld uit op de zaak. Werkkleding, reiskosten, boeken, etentjes, maar ook een deel van je huur en telefoonabonnement.”

Ik had geen idee. Het enige wat ik zakelijk kocht was mijn notitieboekje en een paar materialen voor mijn kinderlessen. Nu zet ik zoveel mogelijk op de zaak! Mijn nieuwe danslegging, danslessen die ik heb gevolgd, een kaartje en de reiskosten van een dansvoorstelling die ik heb gezien, een gerelateerd boek, et cetera.

Veel uitgaven zorgen ervoor dat je winst lager wordt. Hoe lager je winst, hoe minder je belasting je hierover moet betalen. K’ching! Dat is dus mooi meegenomen.

Tip 7 | Wacht niet tot het einde van het jaar...

Boekhouden kost tijd. Ik plan altijd mijn agenda in vol met kleurtjes, nette overzichtjes en to-do lijstjes. Ik ben lekker op weg om alles af te ronden. Maar rond het einde van de maand vergeet ik toch vaak dat dan ook nog de facturen moeten worden verstuurd.

Reisoverzichten downloaden op een hele trage website, alle uren nog een keer uitzoeken, alle gegevens invullen en naar iedereen e-mailen. De administratie duurt altijd weer langer dan ik denk. Soms moet ik bonnetjes invoeren, aangeven welke facturen er al zijn betaald of zijn er nog andere klusjes om te doen. Dit komt altijd tussendoor om de hoek kijken.

Het is veel handiger om wekelijks of maandelijks tijd in te plannen om alles even op een rijtje te zetten. Scheelt meteen een hoop organisatie achteraf. Blok voor boekhouden dus echt tijd in!

Fake it till you make it!

Nu ik een goed urenoverzicht bijhoudt, weet hoe ik mijn facturen moet nummeren, tijd vrij houdt voor alle administratie en een boekhouder heb die over mijn schouder meekijkt… voel ik me eerlijk gezegd nog niet veel meer bekwaam dan vorig jaar. Ik heb nog steeds het idee dat ik alles fout doe en dat ik ooit door de belastingdienst wordt ontdekt.

Gelukkig spreek ik steeds meer ondernemers en ben ik niet de enige met twijfels. Als ik kritisch naar mezelf blijf kijken, informatie blijf opzoeken en controleren en gewoon maar blijf gaan, dan komt het vast goed! En zo niet… Dan kan ik vanaf nu in ieder geval de schuld ook een beetje op mijn boekhouder af schuiven! :)

Wil je meer tips voor de jaaraangifte inkomstenbelasting? Lees dan het nieuwsbericht ‘Help… de belastingaangifte!’ van Dansdocent.nu. Hier vind je waardevolle bronnen met nog veel meer informatie, zoals een speciale gids voor creatieven van Cultuur+Ondernemen.

Bronnen

Aftrekposten voor zzp’ers bij aangifte inkomstenbelasting. (2018, november 19). Knab.nl

Nieuwe regeling btw kleine ondernemers. (2019, oktober 7). Dansdocent.nu

Wanneer ben ik ondernemer? (n.d.) Kvk.nl

YOUNG DANCE PROFESSIONAL

Hoera! Je bent afgestudeerd als dansdocent. En nu? In de rubriek ‘Young Dance Professional’ lees je alles over de perikelen van een jonge dansdocent. Wat komt ze tegen in het werkveld? Is ze daarop voorbereid door de opleiding? Wat zijn de successen? En de uitdagingen? Onze redacteur deelt haar ervaringen en nodigt je uit om mee te denken en je eigen ervaringen te delen. Je staat er niet alleen voor!