ONDERNEMERSCHAP | Het lijkt gemakkelijk, even een factuurtje opstellen en hoppa, je bent klaar! Maar stiekem zitten er toch wat haken en ogen aan een factuur. Ook mensen die al jarenlang ondernemen maken geregeld fouten. Ouch… In deze blog deelt Lola van Boxel daarom de zes meest voorkomende bloopers op facturen én legt ze uit hoe je die eenvoudig kunt vermijden. Zo laat ook jij een positieve indruk achter bij jouw klanten en word je hopelijk sneller betaald.

Bloopers

Met mijn bedrijf Administration with Lola help ik andere zzp'ers om hun administratie op orde te krijgen én het ook leuk te gaan vinden hiermee bezig te zijn. Eén van de grote struikelblokken is het opstellen van de factuur. Daar worden stiekem best veel foutjes in gemaakt, zoals ontbrekende gegevens, een creatieve factuurnummering, en natuurlijk rekenfoutjes. Ook bij mensen die al jarenlang ondernemen!

Dit soort bloopers wil je voorkomen omdat je hierdoor minder professioneel overkomt. Als zzp'er wil je dat jouw klanten en opdrachtgevers het contact met jou als prettig ervaren, zodat de kans groter is dat je nog een keer geboekt wordt. Maar dat contact houdt niet op wanneer jij de dansschool of het theater uitloopt... Vaak is het versturen van de factuur het laatste contactmoment van een opdracht. Dat is dan dus ook de laatste kans om een positieve indruk achter te laten!

Daarom leg ik in dit artikel uit wat de zes meest voorkomende bloopers zijn bij mijn klanten en hoe je ze eenvoudig kunt voorkomen. Met mijn tips zul je in veel gevallen ook sneller betaald krijgen. En ja, wie wil dat nou niet?!

View this post on Instagram

A post shared by Lola | Administratie expert (@administrationwithlola)

1 | Facturen kopiëren en plakken

De meest voorkomende blooper is dat mensen niet zelf een factuur opstellen, maar die kopiëren en plakken. Bijvoorbeeld door hun factuur te baseren op een template van het internet. Als je op Google zoekt naar ‘voorbeeld factuur’ krijg je gelijk ontelbaar veel voorbeelden en opties. Super fijn, zou je denken. Je neemt de voorbeeldfactuur over en je bent klaar! Je past hem alleen een beetje naar jouw persoonlijke voorkeur. Zo haal je bijvoorbeeld even jouw eigen kvk-nummer en btw-ID weg met de bedoeling om hem daarna aan de linkerkant te plakken in plaats van aan de rechterkant. Maar dat ‘daarna’ komt er niet van... En ja, dan missen er gegevens (zelfs verplichte gegevens) op je factuur.

Wist je dat er verplichte gegevens zijn voor facturen? Misschien handig om het even te checken of dit bij jou compleet is... Bekijk dit overzicht van de Belastingdienst (NL) of van Unizo (BE)!

Ook goed om te weten: Belgische ondernemers hebben geen ‘kvk’-nummer, alleen een btw nummer. Daarnaast werken veel Belgische dansdocenten als ‘zelfstandige in bijberoep’, wat meestal betekent dat hun werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw.

Ook bij de loodgieter lekt wel eens de kraan… Zoals je misschien weet (als je meerdere blogs van mij hebt gelezen) heb ik twee bedrijven. Ik werk als danseres en als administrateur en daarom heb ik ook twee bedrijfsnamen. Maar soms wil ik snel zijn met het versturen van mijn facturen. Zo snel dat ik wel eens een factuur naar een klant voor administratie heb verstuurd met daarbij de huisstijl van mijn dansbedrijf. Gelukkig kon mijn klant er om lachen, maar OEPS!

En zo heb ik nog een blooper waarvan ik heel zeker ben dat deze ook bij anderen dikwijls voorkomt: een factuur van de maand ervoor kopiëren voor de komende maand. Heb je danslessen gegeven in oktober, factureer je dus per ongeluk met de omschrijving dat het in september was. Ook niet zo handig!

Mijn tip hiervoor: als je een factuur opmaakt, verstuur deze dan niet meteen maar wacht bijvoorbeeld een uurtje om alles daarna nog een keer te controleren en de factuur dan pas te versturen. Zo kan je waarschijnlijk zelf die bloopers er tussenuit halen.

2 | Een creatieve factuurnummering

Ja, ik noem het een ‘creatieve’ factuurnummering, want hoeveel verschillende soorten nummeringen ik wel al niet gezien heb in de afgelopen jaren... Ze krijgen de hoofdprijs voor creativiteit! Denk aan: elke opdrachtgever een eigen nummering geven, elke maand opnieuw beginnen met nummeren, de datum gebruiken als nummering of zelfs doortellen met de jaren, zodat de eerste factuur van januari met een hoger getal begint en dus ‘professioneel oogt’. Dit laatste heb ik echt een keer gehoord van een ondernemer... Like, why?!

De factuurnummering is een verplicht onderdeel van de factuur en daarbij is het ook de regel dat het opeenvolgend moet zijn. Elk factuurnummer mag dus maar één keer voorkomen en er mogen geen gaten in de nummering vallen. De reden dat de factuurnummering opeenvolgend moet zijn, is dat de fiscus zo kan controleren of jij alle facturen - en dus belastingen - juist en voldoende aangeeft. Maar veel vormen van creatieve factuurnummering zijn niet opeenvolgend. Laat ik je wat voorbeelden van bloopers geven:

Laten we zeggen dat elke opdrachtgever een afkorting in de factuurnummering krijgt: Factuur 2021-LD001, 2021-LD002, 2021-LD003, 2021-LD004 etc. Voor de volgende opdrachtgever Factuur 2021-AWL001, 2021-AWL002, 2021-AWL003, 2021-AWL004 etc. Helaas mag dit niet. Want hoeveel opdrachtgevers heb je? Dat is nergens te controleren. Daarnaast komt de nummering ook niet overeen met de volgorde van het versturen.

Een andere blooper is het gebruiken van de datum als factuurnummering: Factuur 2021-10-01, Factuur 2021-10-05, Factuur 2021-11-03. Dit laat zien dat de facturen op 1 oktober, 5 oktober en 11 november zijn verstuurd. Maar dit is niet opeenvolgend, want waar zijn de facturen 2021-10-02, 2021-10-03, 2021-10-04? En wat als je twee facturen op één dag stuurt? Hopelijk snap je nu dat creatieve factuurnummering niet werkt.

Een voorbeeld van een juiste factuurnummering is: 2021-001, 2021-002, 2021-003, 2021-004, 2021-006, 2021-007. Door deze nummering kan je jouw administratie beter controleren, want zo zie je dat factuur 2021-005 ontbreekt. Houdt hierbij trouwens wel rekening met het aantal cijfers in je factuurnummering, dus hoeveel nullen je gebruikt. Denk je onder de honderd facturen te blijven in één jaar, dan kan je 2021-001 gebruiken. Maar denk je meer dan honderd facturen te sturen, dan zou ik adviseren om er een nulletje tussen te plakken.

3 | Betalingsvoorwaarden niet duidelijk communiceren

De betalingsvoorwaarden zijn de stappen (en regels) die een ontvanger van de factuur moet zetten om jou te betalen. Simpel en kort door de bocht is dit het ‘zo moet jij mij uitbetalen’ van de factuur. En ja, nu komt de blooper: geen betalingsvoorwaarde op de factuur… Ik heb het vaak genoeg gezien!

Als ik met een klant zit en dit zie, kan je het direct aan mijn gezicht aflezen. Ik krijg dan een soort grinnikend duivels gezicht, waarop ik vaak gelijk vraag: “Wil jij niet uitbetaald worden?” I know, heel flauw, maar je wilt het je opdrachtgever of de ontvanger van de factuur toch zo makkelijk mogelijk maken zodat jij sneller uitbetaald krijgt?

Benieuwd naar mijn betalingsvoorwaarden? Hier heb je ze:

Gelieve het bedrag van (factuurbedrag) voor (vervaldatum) te voldoen op bankrekeningnummer (bankrekeningnummer) t.n.v. (naam bankrekeninghouder/bedrijfsnaam) onder vermelding van de omschrijving (factuurnummering).

Al deze gegevens staan natuurlijk sowieso op je factuur (want dat is verplicht!), maar het helpt om het nogmaals op deze manier in tekstvorm onderaan de factuur te zetten. Dat maakt het extra duidelijk, omdat je klant of opdrachtgever op deze manier niet zelf op zoek hoeft te gaan naar deze informatie. Er is namelijk veel verschil in hoe mensen hun factuur opmaken, waardoor het soms best even zoeken is naar de benodigde betaalgegevens. Voorkom deze frustratie door de betalingsvoorwaarden op deze manier samen te vatten. Het maakt de kans groter dat je snel uitbetaald wordt!

4 | Geen duidelijke omschrijving of toelichting

Ik heb wel eens een factuur ontvangen waar ik echt drie keer moest kijken wat diegene mij stuurde. Ik snapte niks van die factuur. Ik dacht zelfs dat het een verkeerd verstuurde factuur was, want ik kon me echt niet herinneren dat ik dat wat er stond had afgenomen. Later bleek dat diegene er een andere verwoording voor had gebruikt dan dat ze naar mij had gecommuniceerd. Maar weet je wat nou zo zonde was? Ik was super enthousiast over wat ik bij haar had afgenomen, maar omdat ik haar factuur niet begreep en daarover heen en weer moest mailen, betaalde ik de factuur niet meteen...

Jij wilt toch ook het liefst gelijk uitbetaald krijgen? Maak het dan zo duidelijk mogelijk! Maar hoe doe je dat? Helemaal als je op verschillende dagen, uren en aan verschillende leeftijdsgroepen lesgeeft? En dan die verschillende btw-percentages. Ik zie je handen al naar het haar gaan.

Don’t worry, I got you! Ik ben hier toch om administratie voor jou begrijpelijk te maken?!

Voor de factuurregels wil je duidelijk zijn. Welke dag was het, welke dansles was het (groep, leeftijd), dan de tijd of aantal uren, het uurtarief, het totale bedrag (als je bijvoorbeeld een uurtarief hebt, maar de les 1,5 uur duurt), het btw-percentage en als laatste het btw-bedrag van die les.

Dan zou het er zo uit kunnen zien:

Tip: Passen al die regels niet op één A4? Maak dan een factuur met de omschrijving en compilatie in het kort en stuur daarbij een urenspecificatie als bijlage (zoals hierboven).

5 | Facturen te laat versturen

Als dansdocent is het veel voorkomend dat je een maand achteraf factureert. Dit kan soms betekenen dat je bijna twee maanden moet wachten op jouw centen. Want stel: je geeft op de eerste dag van de maand een workshop, je factureert het aan het einde van die maand, waarna je nog 30 dagen moet wachten voordat de factuurdatum vervalt en je dus uitbetaald krijgt… Erger nog, bij sommigen is de administratie zo’n zooitje dat ze vergeten überhaupt een factuur te sturen. Dat is natuurlijk zonde!

Wist je trouwens dat je de factuur wel binnen een bepaalde tijd moet versturen? De regel is dat je de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt gewerkt/geleverd moet versturen. Houd daarom als vuistregel aan dat je binnen twee weken na het voltooien van een klus je factuur stuurt, want dan zit je sowieso goed.

Zelf heb ik elke vrijdag #financefriday. Dan verstuur ik mijn facturen van die week en zorg ik dat ik de ontvangen facturen ook betaal, want ik geloof in ‘practice what you preach’. Dus als ik wil dat mijn klanten en opdrachtgevers mij sneller betalen, zal ik dat zelf ook moeten doen.

6 | Rekenfoutjes

Moet ik deze toelichten? Ik denk dat deze blooper nog heel vaak voorkomt! Per ongeluk het bedrag omdraaien, uren vergeten op een factuur te zetten, btw-bedrag niet optellen bij het subtotaal, de btw verkeerd doorberekenen, etc. Ik kan zo wel door blijven gaan.

Ik moet ook bekennen dat ik geen ster ben in hoofdrekenen, dus de rekenmachine is mijn beste vriend. Daarnaast heb ik het ‘geluk’ dat Moneybird, het boekhoudprogramma dat ik gebruik, alles automatisch doorberekend. Maar ik moet ook wel bekennen dat ik desondanks soms nog foutjes over het hoofd zie.

Ook hier is de tip: verstuur een factuur niet direct, maar lees deze een uur later nog een keertje door voor controle. Klopt alles? Dan kun je de factuur versturen!

Foutje, bedankt!

Ik hoop dat je niet al te veel bloopers herkent, en anders leren we er weer van, toch?!

Zo heb ik geleerd dat ik sommige dingen, zoals facturen versturen, niet te snel moet doen. Daarom maak ik er tegenwoordig echt een momentje van: elke vrijdag is het #financefriday. Dan neem ik de tijd om mijn administratie correct te verwerken. Ik ga er dan ook helemaal voor zitten met een lekker kopje koffie naast me en mijn favoriete Spotify afspeellijst op de achtergrond. Zo maak ik het leuker voor mijzelf, waardoor ik er met meer focus mee bezig ben.

Dus: als jij de bloopers herkent, ga dan bij jezelf na of je sommige dingen anders moet aanpakken. Of ga eens in gesprek met andere ondernemers om te sparren over welke bloopers jullie wel eens hebben meegemaakt. Je zult zien dat je echt niet de enige bent! En door jullie ervaringen te delen kun je van elkaar leren. :)

ONDERNEMERSCHAP & MARKETING

Je bent dansdocent én je runt een dansschool. Je geniet enorm van de uren die je les staat te geven. Maar de leerlingenadministratie, het managen van personeel, de boekhouding, de schoonmaak, de mail en telefoon beantwoorden en alle andere bijkomende taken doe je er ook bij. Het is mogelijk om het jezelf makkelijker te maken en meer te genieten van alle aspecten van het runnen van de dansschool. Onze redacteur Ondernemerschap & Marketing helpt dansschoolhouders hun bedrijf te laten groeien en financieel gezond te laten zijn. Aan de hand van toegankelijke can-do tutorials leer je over alle praktische zaken waarmee dansschoolhouders te maken krijgen - en hoe jij daarin onderscheidend kan zijn!