De 6 meest voorkomende bloopers op facturen - en hoe je die kunt voorkomen!
ONDERNEMERSCHAP | Het lijkt gemakkelijk, even een factuurtje opstellen en hoppa, je bent klaar! Maar stiekem zitten er toch wat haken en ogen aan een factuur. Ook mensen die al jarenlang ondernemen maken geregeld fouten. Ouch… In deze blog deelt Lola van Boxel daarom de zes meest voorkomende bloopers op facturen én legt ze uit hoe je die eenvoudig kunt vermijden. Zo laat ook jij een positieve indruk achter bij jouw klanten en word je hopelijk sneller betaald.
Bloopers
Met mijn bedrijf Administration with Lola help ik andere zzp'ers om hun administratie op orde te krijgen én het ook leuk te gaan vinden hiermee bezig te zijn. Eén van de grote struikelblokken is het opstellen van de factuur. Daar worden stiekem best veel foutjes in gemaakt, zoals ontbrekende gegevens, een creatieve factuurnummering, en natuurlijk rekenfoutjes. Ook bij mensen die al jarenlang ondernemen!
Dit soort bloopers wil je voorkomen omdat je hierdoor minder professioneel overkomt. Als zzp'er wil je dat jouw klanten en opdrachtgevers het contact met jou als prettig ervaren, zodat de kans groter is dat je nog een keer geboekt wordt. Maar dat contact houdt niet op wanneer jij de dansschool of het theater uitloopt... Vaak is het versturen van de factuur het laatste contactmoment van een opdracht. Dat is dan dus ook de laatste kans om een positieve indruk achter te laten!
Daarom leg ik in dit artikel uit wat de zes meest voorkomende bloopers zijn bij mijn klanten en hoe je ze eenvoudig kunt voorkomen. Met mijn tips zul je in veel gevallen ook sneller betaald krijgen. En ja, wie wil dat nou niet?!
1 | Facturen kopiëren en plakken
De meest voorkomende blooper is dat mensen niet zelf een factuur opstellen, maar die kopiëren en plakken. Bijvoorbeeld door hun factuur te baseren op een template van het internet. Als je op Google zoekt naar ‘voorbeeld factuur’ krijg je gelijk ontelbaar veel voorbeelden en opties. Super fijn, zou je denken. Je neemt de voorbeeldfactuur over en je bent klaar! Je past hem alleen een beetje naar jouw persoonlijke voorkeur. Zo haal je bijvoorbeeld even jouw eigen kvk-nummer en btw-ID weg met de bedoeling om hem daarna aan de linkerkant te plakken in plaats van aan de rechterkant. Maar dat ‘daarna’ komt er niet van... En ja, dan missen er gegevens (zelfs verplichte gegevens) op je factuur.
Wist je dat er verplichte gegevens zijn voor facturen? Misschien handig om het even te checken of dit bij jou compleet is... Bekijk dit overzicht van de Belastingdienst (NL) of van Unizo (BE)!
Ook goed om te weten: Belgische ondernemers hebben geen ‘kvk’-nummer, alleen een btw nummer. Daarnaast werken veel Belgische dansdocenten als ‘zelfstandige in bijberoep’, wat meestal betekent dat hun werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw.
Ook bij de loodgieter lekt wel eens de kraan… Zoals je misschien weet (als je meerdere blogs van mij hebt gelezen) heb ik twee bedrijven. Ik werk als danseres en als administrateur en daarom heb ik ook twee bedrijfsnamen. Maar soms wil ik snel zijn met het versturen van mijn facturen. Zo snel dat ik wel eens een factuur naar een klant voor administratie heb verstuurd met daarbij de huisstijl van mijn dansbedrijf. Gelukkig kon mijn klant er om lachen, maar OEPS!
En zo heb ik nog een blooper waarvan ik heel zeker ben dat deze ook bij anderen dikwijls voorkomt: een factuur van de maand ervoor kopiëren voor de komende maand. Heb je danslessen gegeven in oktober, factureer je dus per ongeluk met de omschrijving dat het in september was. Ook niet zo handig!
Mijn tip hiervoor: als je een factuur opmaakt, verstuur deze dan niet meteen maar wacht bijvoorbeeld een uurtje om alles daarna nog een keer te controleren en de factuur dan pas te versturen. Zo kan je waarschijnlijk zelf die bloopers er tussenuit halen.
2 | Een creatieve factuurnummering
Ja, ik noem het een ‘creatieve’ factuurnummering, want hoeveel verschillende soorten nummeringen ik wel al niet gezien heb in de afgelopen jaren... Ze krijgen de hoofdprijs voor creativiteit! Denk aan: elke opdrachtgever een eigen nummering geven, elke maand opnieuw beginnen met nummeren, de datum gebruiken als nummering of zelfs doortellen met de jaren, zodat de eerste factuur van januari met een hoger getal begint en dus ‘professioneel oogt’. Dit laatste heb ik echt een keer gehoord van een ondernemer... Like, why?!
…
Wil je verder lezen? Log dan in om toegang te krijgen tot de rest van dit artikel!
ONDERNEMERSCHAP & MARKETING
Je bent dansdocent én je runt een dansschool. Je geniet enorm van de uren die je les staat te geven. Maar de leerlingenadministratie, het managen van personeel, de boekhouding, de schoonmaak, de mail en telefoon beantwoorden en alle andere bijkomende taken doe je er ook bij. Het is mogelijk om het jezelf makkelijker te maken en meer te genieten van alle aspecten van het runnen van de dansschool. Onze redacteur Ondernemerschap & Marketing helpt dansschoolhouders hun bedrijf te laten groeien en financieel gezond te laten zijn. Aan de hand van toegankelijke can-do tutorials leer je over alle praktische zaken waarmee dansschoolhouders te maken krijgen - en hoe jij daarin onderscheidend kan zijn!
Lola van Boxel
Lola van Boxel is redacteur Ondernemerschap. Ze studeerde in 2016 af aan het Albeda Dans College, waar ze opgeleid werd als Professioneel Allround Dans Artiest. Daarna danste ze met vele bekende artiesten en op grote podia. Lola geeft ook danslessen. Noem Lola maar een duizendpoot of een bezig bijtje, want naast haar werk als uitvoerend danseres en dansdocent studeerde ze ook boekhouding. In 2019 heeft ze haar tweede bedrijf opgezet: Administration with Lola. Het is haar missie om administratie begrijpelijk en leuk te maken. Voor Dansdocent.nu deelt ze haar geheimen, visie en tips over ondernemerschap en administratie.